Pourquoi opter pour un logiciel ECM pour la gestion de vos contenus ?

En entreprise, on a affaire à un grand nombre de contenus qu’il faut pouvoir gérer. Entre les contrats, les devis, les factures, les dossiers employés, les courriers électroniques, on peut rapidement perdre la tête. Pour cette raison, il est possible d’aller vers un logiciel Enterprise Content Management (ECM) pour la gestion des contenus en entreprise. Ce type de logiciel vous permet de profiter d’une pléthore d’avantages. Nous vous en parlerons dans ce guide.

Avoir plus facilement accès à vos informations

L’un des avantages d’un logiciel de document management, c’est que ce denier vous permet d’avoir une plateforme centralisée pour tous vos contenus. Vous pourrez ainsi conserver, organiser et diffuser vos différentes informations en un seul et même endroit.

L’archivage classique des documents a un certain nombre d’inconvénients comme la perte des données, les violations de sécurité ainsi que la duplication des fichiers. Avec un logiciel ECM, vous profitez d’un espace de stockage unique et centralisé. Cela permet à vos collaborateurs de trouver et de visualiser en quelques clics ce qu’ils recherchent. Ils peuvent également procéder à la consultation des métadonnées des fichiers.

Diminuer les coûts du traitement des informations

Par traitement des informations, on entend stockage et impression des documents en entreprise. Ces deux procédés engendrent des coûts assez élevés qu’il est possible de réduire en utilisant un logiciel ECM.

 Le logiciel ECM permet en effet de dématérialiser les documents. Vous aurez donc la possibilité d’archiver vos documents en utilisant leurs versions électroniques. Vous n’aurez également plus besoin d’imprimer ces documents. Vous faites ainsi des économies, puisque vous n’avez plus besoin de prévoir l’achat de papier, de l’encre et des appareils d’impression.

Dans le même temps, l’adoption d’un logiciel pour la gestion de vos documents vous permet d’avoir une entreprise en faveur de l’écologie. Vous utilisez moins de documents physiques qui seront ensuite rejetés dans la nature.

Réduire les risques de sécurité

En entreprise, la protection des données est un point essentiel. Vous devez donc opter pour un outil qui vous permet de dormir tranquillement. Les logiciels ECM intègrent en effet une fonction de sécurité qui vous permet d’éviter les cyberattaques. Ils disposent d’un certain nombre de fonctionnalités favorisant cela.

Avec un logiciel ECM, il est possible de contrôler l’accès aux différents fichiers. Vous pouvez savoir qui a consulté n’importe quel type de fichier et à quelle heure cela a été fait. En outre, vous pouvez bien suivre la façon dont les documents évoluent. Vous aurez en effet un œil sur les différentes modifications effectuées sur les documents. Vous pouvez par ailleurs, mettre en place des restrictions à propos de l’ouverture, de la visualisation, de la modification et du téléchargement des documents.

Améliorer les cycles de validation et de traitement des documents

Un autre avantage à mettre à l’actif des logiciels ECM, c’est le fait qu’ils permettent d’optimiser le cycle de vie des contenus. Leur fonctionnalité de partage d’informations permet en effet une communication plus rapide et fluide entre les collaborateurs, même s’ils ne sont pas du même service.

Toutes les personnes qui travaillent avec un logiciel ECM peuvent suivre et piloter un dossier en utilisant un tableau de bord personnalisable. Aucun besoin de mettre des fichiers multiples. Il suffit d’utiliser des données variées ainsi que des sources sur le même tableau de bord.