Vorteile

• Sofortiger Zugriff auf alle Mitarbeiter- und Kundendokumente - standortübergreifend
• Wegfall der Papierablage
• weniger unnötige Suchzeit
• Automatische Zeiterfassung von Tätigkeitsnachweisen durch Handschriftenerkennung (OCR)
• schnellere Prozesse (z. B. Bewerbervermittlung, Ein-/Ausstellung)
• Mehr Platz durch frei werdenden Archivraum

Sie möchten Belege nicht mehr in Papierform ablegen und aufheben?

Nehmen Sie Kontakt zu uns auf!

Wir helfen Ihnen sicher durch die gesetzlichen Bestimmungen und Anforderungen der Bundesagentur für Arbeit (BA), deren Regionaldirektionen sowie dem Finanzamt!

 

Alle Personaldokumente auf Knopfdruck

Ab sofort können die Personaldienstleister der Papier- und Informationsflut durch die Einführung der Digitalen Personalakte oder eAkte entgehen. Die tutum GmbH mit Sitz in Nürnberg hat sich auf die Einführung solcher Systeme spezialisiert.

Mehr als zehn Projekte bei namhaften Unternehmen in der gesamten Bundesrepublik wurden bereits erfolgreich durchgeführt.

Revisionssicher und platzsparend

Durch den Einsatz der tutum-Lösung, die auf dem Dokumentenmanagement-System (DMS) DocuWare basiert,  lassen sich nahezu alle in der Verwaltung anfallenden Papierdokumente im revisionssicheren Archiv speichern. Auf die traditionelle Ablage in Papierform kann somit zukünftig weitgehend verzichtet werden! Es gibt im Personalwesen allerdings ein paar wenige Dokumente (z. B. Arbeitsvertrag, Kündigung, Arbeitszeugnis) die zwar in der eAkte gespeichert sein dürfen, aber zusätzlich im Original aufbewahrt werden müssen. Welche Belege das sind, erfahren Sie von uns.

Ausgehende Belege / Protokolle

Selbsterstellte Dokumente wie etwa die Lohnabrechnung, die SV-Meldung oder das SV-Meldeprotokoll werden nicht mehr für die eigene Ablage ausgedruckt, sondern landen direkt beim Drucken in der digitalen Mitarbeiterakte. Papierberge verschwinden so von ganz alleine.

Eingehende Dokumente

Um eingehende Papierdokumente, wie beispielsweise Stundenzettel (Tätigkeitsnachweise), AU-Bescheinigungen (Krankmeldungen) oder Urlaubsanträge, möglichst schnell und komfortabel der digitalen Mitarbeiterakte zufügen zu können, hat die tutum GmbH neue Funktionen zum Scannen und für die anschliessende automatische Ablage entwickelt. Innerhalb weniger Sekunden und mit wenigen Klicks landet z. B. der Arbeitsvertrag mit Sicherheit an der richtigen Stelle der digitalen Akte!

Zugriff auf die Akte

Die im Archiv gespeicherten Personal- oder auch Kundendokumente können unternehmensweit und über Standortgrenzen hinweg per Mausklick angezeigt werden. Dazu muss auf dem PC oder dem Notebook nicht einmal Software installiert werden! Mit Hilfe der verwendeten Webtechnologie können die Mitarbeiter über den Browser (z. B. Internet Explorer oder Firefox) innerhalb Ihres Netzwerkes auf die Dokumente zugreifen. Natürlich nur, wenn sie über die entsprechenden Rechte dazu verfügen. Durch das ausgefeilte Zugriffsystem (welches zentral administriert wird) ist gewährleistet, dass ausschliesslich der berechtigte Personenkreis Zugang auf die Dokumente hat!

Sehen Sie hier den

 

Digitale Personalakte für AÜOffice® von proSoft aus Regensburg

Die tutum GmbH hat eine Kooperation mit proSoft EDV-Lösungen GmbH & Co. KG aus Regensburg geschlossen. Die mehr als 800 Kunden profitieren von einer vollständigen Integration der eAkte in die Oberfläche von AÜOffice®.

Sie möchten die Digitale Personalakte kennenlernen?

Sehen Sie sich eine unverbindliche Webdemo an!

 

Anforderungen der Personaldienstleister

Personaldienstleistungsunternehmen sind tagtäglich mit einem enormen Aufkommen an Papier konfrontiert: Es handelt sich dabei um Bewerbungen, Arbeitsverträge, Lohn- und Gehaltsbelege, Stundenzettel, Urlaubs- und Krankmeldungen sowie allgemeinen Schriftverkehr und Emails.

Die Verwaltungen der Zeitarbeitsunternehmen stehen dabei vor der komplexen Aufgabe, den Überblick über alle Prozesse zu behalten und gleichzeitig den gesetzlichen Dokumentationspflichten gerecht zu werden. Gerade im zeitkritischen Bewerbermanagementprozess sind papierbasierte Abläufe viel zu langsam. So vergeht kostbare Zeit bei der Vermittlung eines aussichtsreichen Bewerbers an die geeignete Position beim Entleiher. Das entstehende Papier verschlingt darüber hinaus eine Menge Platz.