Die auf Oberflächen-, Beschichtungs- und Entgrattechnik spezialisierte Benseler-Firmengruppe setzt schon seit Jahren auf elektronische Archivierung. Ausschlaggebend für einen Wechsel auf die Dokumentenmanagement-Lösung DocuWare war letztendlich der Wunsch, das vorhandene Archivsystem um eine Workflow-Komponente zu erweitern. ITLeiter Frank Böhmerle: „Das Workflow-Modul zu unserer bisherigen Software entsprach jedoch nicht unseren Vorstellungen.“ Das Preis-Leistungs-Verhältnis von DocuWare überzeugte die IT-Verantwortlichen, und bei TechnoColor startete man vor zwei Jahren ein Pilotprojekt. Die guten Erfahrungen bei der Tochtergesellschaft waren ausschlaggebend für die Einführung an den fünf weiteren deutschen Standorten. Im letzten Schritt erfolgte die Installation in der Markgröningener Zentrale. Einige Standorte greifen über das Internet via VPN auf den zentralen Dokumenten-Pool am Hauptsitz zu.

Gelungenes Zusammenspiel
Die Art der Dokumente ist überall gleich: Ausgangsdokumente, etwa Auftragsbestätigungen, Rechnungen und Lieferscheine, werden via DocuWare-COLD-Schnittstelle aus dem ERPSystem B2 von Bäurer übernommen. Aus der Finanzbuchhaltung Varial generierte und dank DocuWare AUTOINDEX indexierte Dokumente gelangen über das TIFFMAKER-Interface automatisch ins elektronische Archiv. Alle Standorte sind mit Scannern vom Typ Fujitsu FI4120C2 ausgestattet. Eingangsdokumente wie Eingangsrechnungen und -post werden gescannt, unterschriebene Lieferscheine werden ebenso rückgescannt wie vom Mitarbeiter nach Fertigung unterzeichnete Produktionsaufträge. Rechnungen bekommen schon bei Eingang einen Workflow aufgesetzt, der ihre Freigabe und Verbuchung in Varial veranlasst. Der DocuWare CONTENT-FOLDER zeigt die verschiedenen Stati an. IT-Leiter Böhmerle: „Musste früher vor Verbuchung in der Finanzbuchhaltung ein Beleg noch mal in die Hand genommen werden, so erfolgt heute die komplette Rechnungseingangsbearbeitung automatisch. Unsere Arbeitsprozesse konnten dadurch deutlich verbessert werden und wir sparen Zeit und Geld.“ Seit Dezember 2005 ist der integrierte Workflow mit DocuWare an
allen Standorten live.

Schon bisher konnte die elektronische Post sehr einfach aus Microsoft Outlook heraus direkt in DocuWare abgelegt werden – mit der neuesten Version des Dokumentenmanagement-Systems ist es zusätzlich möglich, über Outlook auf im zentralen Dokumenten-Pool archivierte E-Mails und Dokumente zuzugreifen. Anhänge in unterschiedlichen Formaten lassen sich problemlos in der Microsoft-Anwendung darstellen, bearbeiten und sowohl im Original-Format als auch als PDF versenden. Ebenso lassen sich DocuWare-Ergebnis- und Aufgabenlisten ins E-Mail-Programm einbinden. Der Anwender kann somit beispielsweise Fristen und zu bearbeitende Dokumente, etwa Rechnungen zur Freigabe, überwachen, ohne die Microsoft-Applikation verlassen zu müssen. Selbst definierte Suchmasken erleichtern dem Anwender die Arbeit zusätzlich.

Mit dieser neuen Funktionalität bietet die DocuWare AG ihren Anwendern ein weiteres Werkzeug, um Routineaufgaben weiter zu vereinfachen und vor allem Zeit und dadurch Geld zu sparen.

DocuWare AG auf der CeBIT 2010: Halle 3, Stand G20

Gleichzeitig zeigt der ROI-Rechner auf, wie sich im einzelnen Fall durch Zeit- oder Platzeinsparungen die Kosten  senken oder die Erträge steigern lassen.

Der Return on Investment (ROI) spielt bei einer Neuanschaffung eine entscheidende Rolle. Um diesen mit nur wenigen Klicks zu berechnen, hat die DocuWare AG einen ROI-Rechner entwickelt. Das Online-Tool ermittelt individuell für ein Unternehmen, wieviel Einspar- und Gewinnpotenzial der DMS-Einsatz bietet. Beispielsweise lässt sich genau berechnen, wieviel Zeit, Platz oder Kopierkosten durch DocuWare monatlich eingespart werden können.

Das Besondere an diesem Tool: Der Anwender erhält konkrete Vorschläge, wie mit eingesparter Zeit der Umsatz erhöht werden kann. Einsparungen durch eine höhere Liquidität oder höhere Skontoerträge lassen sich anhand
der Abteilung „Buchhaltung“ berechnen. Im „Einkauf“ zeigt der ROI-Rechner auf, wie DocuWare durch bessere Einkaufsbedingungen Ausgaben senkt, und im „Vertrieb“ wird dem Anwender genau die Summe ermittelt, um die sich sein Umsatz durch verbesserte Prozesse steigern lässt. DocuWare-Anwender, die ihr DMS auf andere Abteilungen ausweiten wollen, bekommen konkret aufgezeigt, wo weiteres Potential im Unternehmen vorhanden ist und wie sie es profitabel nutzen können. In jedem Fall lässt sich exakt kalkulieren, in welchem Zeitraum sich das DMS bei einem bestimmten Budget amortisiert.

Der ROI-Rechner kann unter www.roi-check.com/?ref=130540 aufgerufen werden. Verschiedene Berechnungen stehen zur Auswahl und Anwender erhalten dank intuitiver Bedienung mit nur wenig Aufwand Ergebnisse, die sich für ihr Unternehmen auszahlen.

DocuWare AG auf der CeBIT 2010: Halle 3, Stand G20

Insiders Technologies ist Spezialist für das Verstehen von Dokumenten: Uns geht es darum, Dokumentinhalte zu erschließen, zu organisieren und bedarfsgerecht bereitzustellen. Unter dem Motto „making documents work ...“ werden geschäftsprozessbezogene Inhalte aus Dokumenten extrahiert und klassifiziert. Die extrahierten Informationen werden in die Geschäftsprozesse integriert, um Einspar- und Rationalisierungspotentiale freizusetzen: Unsere Kunden sparen Zeit und Geld, die Qualität der Daten erhöht sich.

Die tutum GmbH vertreibt strategisch die Insiders-Lösungen der SmartFix Produktfamilie.

DocuWare CONNECT to Notes ist ein Zusatzmodul zu DocuWare, das die nahtlose Verbindung zwischen dem Dokumentenmanagement-System und der Notes-Groupware ermöglicht. Notes/Domino-Anwender können Dokumente, bestehend aus Daten und dazugehörigem Design, direkt aus ihrem System heraus revisionssicher archivieren und anschließend recherchieren, ohne dabei ihre gewohnte Benutzeroberfläche verlassen zu müssen. Einmal abgelegte Dokumente lassen sich einfach in Geschäftsprozesse einbinden – diese werden dadurch deutlich schneller.

Kein Eingriff ins Design

Highlight der aktuellen Version ist, dass Notes-Anwendern über DocuWare CONNECT to Notes alle Archivierungs- und Suchfunktionen zur Verfügung stehen, ohne dass sie Änderungen im Notes-Design vornehmen müssen. Anwender benötigen somit keine Programmierkenntnisse, bestehende Design-Änderungen werden nicht beeinflusst und Updates lassen sich problemlos durchführen.

PDF-Konvertierung ohne Druckertreiber

Bei der Ablage im PDF-Format wird die Notes-Dokumentenstruktur unverändert beibehalten und die Qualität eines von DocuWare CONNECT to Notes generierten PDF-Dokuments ist oftmals besser als der direkte Ausdruck aus Notes heraus. Die PDF-Konvertierung erfordert keinen eigenen Druckertreiber und kann bei automatischer Archivierung auch auf dem Domino-Server erfolgen. Dadurch verbessern sich Druck und Archivierung sowie der Versand von Notes-Dokumenten an Nicht-Notes-User deutlich.

Konfiguration nach Wunsch

Die Integration von DocuWare in die Groupware kann unterschiedlich erfolgen. In der Profilkonfiguration lässt sich einstellen, ob die Ablage von Dokumenten manuell oder automatisiert erfolgen soll. Beim manuellen Modus stößt der Benutzer für jedes Notes-Dokument individuell die Archivierung an. Dies geschieht, indem er die Archiv-Option in der Notes-Maske anklickt. DocuWare führt die automatische Dokumentklassifikation durch und legt das Dokument, etwa eine E-Mail, in das entsprechend konfigurierte Archiv ab. Wahlweise lässt sich auch einstellen, dass nur das Attachment eines Notes-Dokuments archiviert wird. Werden zum Beispiel in der Außenstelle eines Unternehmens Unterlagen gescannt, vorindexiert und anschließend per E-Mail an die Zentrale geschickt, übernimmt DocuWare nur den Anhang und legt ihn vollautomatisch im zentralen Dokumenten-Pool ab. Die E-Mail kann im Notes-System bleiben. Archivierungsvorgänge können in bestimmten Zeitintervallen oder regelbasiert anhand beliebiger Kriterien wie Datum, Absender, Größe und Betreff ausgelöst werden. Die Archivierung erfolgt im Hintergrund ohne manuellen Eingriff des Benutzers.

Notes/Domino-Anwender erhalten mit DocuWare CONNECT to Notes eine modulare Lösung, um ihre Dokumente revisionssicher mit thematisch dazugehörigen Unterlagen wie Belegen, Briefen, Faxen, Zeichnungen und Dateien zentral zu archivieren. Ein weiterer positiver Effekt ist, dass durch Entlastung der Notes-Datenbank die Performance der Groupware gesteigert wird.

Gerade in wirtschaftlich schwierigen Zeiten suchen Unternehmen zunehmend nach Möglichkeiten, Kosten zu senken und die Effizienz zu steigern. Anbieter von Dokumentenmanagement-Systemen werben mit diesen starken, aber  abstrakten Argumenten. Welche Vorteile eine Dokumentenmanagement-Lösung mit DocuWare dem eigenen  Unternehmen tatsächlich bringt, ermittelt ab dem 19.2.2009 ein innovatives Online-Tool des DMS-Spezialisten mit nur  wenigen unkomplizierten Klicks. Anwender erhalten im Internet eine auf ihre spezifischen Anforderungen  zugeschnittene, individuelle Lösung. Die Bedienung des Tools ist ganz einfach: Der Anwender wählt aus zwischen einem Einsteiger- und Profi-Modus und wird dann Schritt für Schritt weitergeleitet. Eine Konfiguration lässt sich speichern und als PDF-Report drucken. Das Online-Tool kann aufgerufen werden unter www.nutzenkonfigurator.de

Schon seit Mitte des 19. Jahrhunderts wird am Fuße des Keilbergs bei Regensburg Kalkstein abgebaut. Heute erzielt die Walhalla Kalk GmbH & Co. KG mit 130 Mitarbeitern einen Umsatz von rund 20 Millionen Euro mit Herstellung und Vertrieb von Kalkprodukten. Rund 110 000 Belege fallen dabei jährlich an. Durch deren elektronische Ablage und den Zugriff direkt am Arbeitsplatz sparen sich die Kalkwerk-Mitarbeiter zeitraubende Suchaktionen - vor allem bei  den 60 000 Lieferscheinen im Jahr.

Bis Mitte 2002 wurden die Durchschläge der Lieferscheine in Papierform archiviert. „Auslöser für unsere Suche nach einem Dokumenten-Management-System waren die Unmengen von Lieferscheinen und dazu die vielen Rückfragen unserer Kunden“, berichtet Ludwig Holzer, langjähriger EDV-Leiter von Walhalla Kalk. So waren die Mitarbeiter im Versandbüro einen Großteil ihrer Arbeitszeit damit beschäftigt, bei telefonischen Anfragen der Kunden in  Aktenordnern nach Lieferschein-Durchschlägen zu suchen, diese wegen ihrer schlechten Lesbarkeit hochzukopieren  und sie anschließend an den Kunden zu faxen. „Diese Anfragen kommen zigmal am Tag, und dabei sollten die  Mitarbeiter eigentlich die Kunden am Schalter betreuen“, beschreibt Holzer die Problematik. „Natürlich waren auch  Platzgründe entscheidend, denn die Lieferscheine des laufenden Jahres müssen immer parat sein.“ Hinzu kamen die gesetzlichen Änderungen für Prüfungen durch das Finanzamt, und so wurde als eine erste Projektstufe die  Einführung der elektronischen Archivierung von Lieferscheinen und Ausgangsrechnungen beschlossen. Das Projektteam - Ludwig Holzer und zwei Anwender aus den betroffenen Fachabteilungen - nahm fünf verschiedene  Softwarelösungen in die engere Auswahl. Zuletzt überzeugte Docuware den erfahrenen EDV-Leiter: „Die entscheidenden Auswahlkriterien waren letztendlich die Übersichtlichkeit der Masken und das einfache Handling der  Software.“

Zugriff auf Belege vereinfacht
Nach Vertragsabschluss wurden dann im Frühjahr 2002 die Arbeitsabläufe in den betroffenen Abteilungen genau  analysiert. Auch einzelne Wünsche der Mitarbeiter wurden berücksichtigt. Holzer lobt besonders die individuelle  Anpassung an die speziellen Bedürfnisse des Unternehmens: „Auf Wunsch der Mitarbeiter wurden auch noch  zusätzliche Indizes aufgenommen, beispielsweise die Kfz-Nummer der Lkws.“

Ende Juli 2002 wurde das Docuware-  System auf einem Windows-NT-Server und den Arbeitsplätzen im Versandbüro installiert. Die betroffenen Mitarbeiter  wurden durch Inhouse-Schulungen mit dem System vertraut gemacht. Die Dokumente in der Versandabteilung  werden heute zum Teil über Scanner erfasst, zum Teil aber auch mit dem Zusatzmodul COLD/Read automatisch  archiviert. Dabei werden die Spool-Daten, die beim Druck der Belege entstehen, importiert und ins Archiv überstellt. Mit dem neuen System kann im Versandbüro jeder Mitarbeiter an seinem Arbeitsplatz jederzeit auf die Belege  zugreifen, zeitraubende Suchaktionen sind passé. „Wir können auf die Wünsche unserer Kunden sehr viel schneller  reagieren, gleichzeitig ist die Arbeitserleichterung enorm. Die Einsparung von Papier und Lagerraum ist ein  zusätzlicher finanzieller Vorteil.“

Nach diesen ersten positiven Erfahrungen entschloss man sich, das Dokumenten-Management- System  unternehmensweit einzusetzen.  Inzwischen greifen neben dem Versandbüro und der Finanzbuchhaltung auch Kostenrechnung, Bestellwesen und Verkauf, Personalabteilung und die Geschäftsführung direkt auf Daten und Belege zu. Insgesamt sind derzeit 15 Docuware- Lizenzen im Einsatz. Die Investitionen in Hard- und Software betrugen insgesamt 45 000 Euro, Holzer rechnet mit einer Amortisationszeit von weniger als zwei Jahren.