Ziel des Projektes war es, die bis dato aufwändige Ablage der Dokumente in Papierform und zusätzlich in digitalen Ordnern auf dem Filesystem zu beschleunigen. Die zu scannenden Belege sind gleichermaßen Angebote, Aufmaße, Schriftverkehr und beispielsweise Subunternehmer-Rechnungen. Mit Hilfe von Texterkennungsfunktionen werden die Dokumente nach dem Scanvorgang zügig dem jeweligen Bauprojekt zugeordnet. Ab sofort kann jeder Nutzer auf die Unterlagen mit Hilfe des DocuWare-Webclients zugreifen und dazu muss DocuWare nicht einmal am Arbeitsplatz installiert sein!

Das bei Köhler-Bau für Kalkulation und Abrechnung eingesetzte Softwaresystem BRZ (Nürnberg) wurde außerdem integriert. Alle aus BRZ erstellten Dokumente wie z. B. Mengenermittlungen, Angebote, (Abschlags-)Rechnungen, Urkalkulationen, Schlussblätter und die Vergaben für Subunternehmer werden zukünftig nicht mehr für die eigene Papierablage ausgedruckt. Diese Dokumente werden zukünftig automatisch im Archiv gespeichert.

Im nächsten Projektschritt kommt die Entsorgungssparte der Köhler-Gruppe, nämlich Horsch Entsorgung, an die Reihe. Ein Highlight des anstehenden Projekts wird die beleglose Erfassung der Unterschrift des Anlieferers an der Waage sein. Mittels Unterschrift auf einem Touchpad wird die Entstehung von Papier von vornherein vermieden. Möglich macht dies die Integration von DocuWare in die Entsorger-Software CANDIS.OT von der GIPA mbH aus Berlin. GIPA und die tutum GmbH pflegen bereits langjährig eine Zusammenarbeit.

Mehr Info:

Heinrich Köhler Baugesellschaft

GIPA mbH

BRZ - Software für Bauunternehmen

Alle aus cobra CRM PLUS / Adress PLUS erzeugten Dokumente, Serienbriefe oder Emails werden automatisch im revisionssicheren DocuWare-Archiv gespeichert. Somit entfällt die mühselige Ablage von ausgehenden Papierdokumenten.

Eingehende Dokumente können auf zwei Arten im CRM und gleichzeitig im digitalen Archiv abgelegt werden: Entweder mit Hilfe von Barcodes-Etiketten, welche aus dem CRM gedruckt werden, oder einfach per Drag & Drop.

Bei Interesse freuen wir uns über Ihren Besuch auf unserem Stand oder über Ihre Kontaktaufnahme!

www.crm-expo.com

http://www.tutum.biz/crm-plus.html

• Liquiditäts- und Vertriebssteuerung anhand von Kennzahlen
• Automatische Eingangsrechnungs-Verarbeitung
• Digitale Genehmigungsprozesse für Lieferantenrechnungen
• Email-Archivierung - Gesetzliche Anforderungen und Funktionsweise
• Papiervermeidung im Büro (Digitale Archivierung)
• Kundenmanagement und Kunden-Dokumentation mit CRM-Systemen

Dauer: 9.00 bis 12.30 Uhr

Bei Interesse melden Sie sich unverbindlich über unser Kontaktformular an.

Wir freuen uns über Ihre Teilnahme!

Entsorgungsunternehmen leiden traditionsgemäß unter einem enormen Papieraufkommen. Um dieses zumindest einzudämmen, wurde bereits vor 2 Jahren zwischen der tutum GmbH und der GIPA mbH aus Berlin eine Kooperation vereinbart.

Entsorgungsunternehmen leiden traditionsgemäß unter einem enormen Papieraufkommen. Um dieses zumindest einzudämmen, wurde bereits vor 2 Jahren zwischen der tutum GmbH und der GIPA mbH aus Berlin eine Kooperation vereinbart. Im Rahmen der Zusammenarbeit wurde das Dokumentenmanagement-System DocuWare zur beleglosen Archivierung nahtlos in die Entsorger-Software CANDIS.OT integriert.

Anwender von CANDIS.OT können nun zukünftig auf die mühselige Papierablage von Massenbelegen wie z. B. Wiege- und Lieferscheine, sowie Ausgangsrechnungen verzichten. Die aufzubewahrenden Dokumente werden automatisch in einem revisionssicheren Archiv im PDF-Format gespeichert. Diese Vorgehensweise spart enorm Zeit und reduziert nebenbei die Druck und Papierkosten.

Eingehende Belege wie z. B. Fremdwiegescheine werden bei der Erfassung in CANDIS.OT mit einem schmalen Barcode-Etikett beklebt, welches das Dokument eindeutig dem Vorgang zuordnet. Das Etikett hat eine Größe von gerade mal 50x20mm und findet sogar auf einem Bon-Streifen Platz.

Mittels eines Dokumentenscanners werden im Anschluss die etikettierten Belege gescannt und dabei automatisch im Archiv in der Kundenakte gespeichert.

Ab sofort haben die CANDIS.OT Anwender per Mausklick Zugriff auf alle archivierten Dokumente die zum Vorgang gehören. Dank der Webtechnologie von DocuWare muss dafür nicht einmal eine Client-Software installiert werden.

www.gipa.de/DocuWare

Die auf Oberflächen-, Beschichtungs- und Entgrattechnik spezialisierte Benseler-Firmengruppe setzt schon seit Jahren auf elektronische Archivierung. Ausschlaggebend für einen Wechsel auf die Dokumentenmanagement-Lösung DocuWare war letztendlich der Wunsch, das vorhandene Archivsystem um eine Workflow-Komponente zu erweitern. ITLeiter Frank Böhmerle: „Das Workflow-Modul zu unserer bisherigen Software entsprach jedoch nicht unseren Vorstellungen.“ Das Preis-Leistungs-Verhältnis von DocuWare überzeugte die IT-Verantwortlichen, und bei TechnoColor startete man vor zwei Jahren ein Pilotprojekt. Die guten Erfahrungen bei der Tochtergesellschaft waren ausschlaggebend für die Einführung an den fünf weiteren deutschen Standorten. Im letzten Schritt erfolgte die Installation in der Markgröningener Zentrale. Einige Standorte greifen über das Internet via VPN auf den zentralen Dokumenten-Pool am Hauptsitz zu.

Gelungenes Zusammenspiel
Die Art der Dokumente ist überall gleich: Ausgangsdokumente, etwa Auftragsbestätigungen, Rechnungen und Lieferscheine, werden via DocuWare-COLD-Schnittstelle aus dem ERPSystem B2 von Bäurer übernommen. Aus der Finanzbuchhaltung Varial generierte und dank DocuWare AUTOINDEX indexierte Dokumente gelangen über das TIFFMAKER-Interface automatisch ins elektronische Archiv. Alle Standorte sind mit Scannern vom Typ Fujitsu FI4120C2 ausgestattet. Eingangsdokumente wie Eingangsrechnungen und -post werden gescannt, unterschriebene Lieferscheine werden ebenso rückgescannt wie vom Mitarbeiter nach Fertigung unterzeichnete Produktionsaufträge. Rechnungen bekommen schon bei Eingang einen Workflow aufgesetzt, der ihre Freigabe und Verbuchung in Varial veranlasst. Der DocuWare CONTENT-FOLDER zeigt die verschiedenen Stati an. IT-Leiter Böhmerle: „Musste früher vor Verbuchung in der Finanzbuchhaltung ein Beleg noch mal in die Hand genommen werden, so erfolgt heute die komplette Rechnungseingangsbearbeitung automatisch. Unsere Arbeitsprozesse konnten dadurch deutlich verbessert werden und wir sparen Zeit und Geld.“ Seit Dezember 2005 ist der integrierte Workflow mit DocuWare an
allen Standorten live.

Schon bisher konnte die elektronische Post sehr einfach aus Microsoft Outlook heraus direkt in DocuWare abgelegt werden – mit der neuesten Version des Dokumentenmanagement-Systems ist es zusätzlich möglich, über Outlook auf im zentralen Dokumenten-Pool archivierte E-Mails und Dokumente zuzugreifen. Anhänge in unterschiedlichen Formaten lassen sich problemlos in der Microsoft-Anwendung darstellen, bearbeiten und sowohl im Original-Format als auch als PDF versenden. Ebenso lassen sich DocuWare-Ergebnis- und Aufgabenlisten ins E-Mail-Programm einbinden. Der Anwender kann somit beispielsweise Fristen und zu bearbeitende Dokumente, etwa Rechnungen zur Freigabe, überwachen, ohne die Microsoft-Applikation verlassen zu müssen. Selbst definierte Suchmasken erleichtern dem Anwender die Arbeit zusätzlich.

Mit dieser neuen Funktionalität bietet die DocuWare AG ihren Anwendern ein weiteres Werkzeug, um Routineaufgaben weiter zu vereinfachen und vor allem Zeit und dadurch Geld zu sparen.

DocuWare AG auf der CeBIT 2010: Halle 3, Stand G20

Gleichzeitig zeigt der ROI-Rechner auf, wie sich im einzelnen Fall durch Zeit- oder Platzeinsparungen die Kosten  senken oder die Erträge steigern lassen.

Der Return on Investment (ROI) spielt bei einer Neuanschaffung eine entscheidende Rolle. Um diesen mit nur wenigen Klicks zu berechnen, hat die DocuWare AG einen ROI-Rechner entwickelt. Das Online-Tool ermittelt individuell für ein Unternehmen, wieviel Einspar- und Gewinnpotenzial der DMS-Einsatz bietet. Beispielsweise lässt sich genau berechnen, wieviel Zeit, Platz oder Kopierkosten durch DocuWare monatlich eingespart werden können.

Das Besondere an diesem Tool: Der Anwender erhält konkrete Vorschläge, wie mit eingesparter Zeit der Umsatz erhöht werden kann. Einsparungen durch eine höhere Liquidität oder höhere Skontoerträge lassen sich anhand
der Abteilung „Buchhaltung“ berechnen. Im „Einkauf“ zeigt der ROI-Rechner auf, wie DocuWare durch bessere Einkaufsbedingungen Ausgaben senkt, und im „Vertrieb“ wird dem Anwender genau die Summe ermittelt, um die sich sein Umsatz durch verbesserte Prozesse steigern lässt. DocuWare-Anwender, die ihr DMS auf andere Abteilungen ausweiten wollen, bekommen konkret aufgezeigt, wo weiteres Potential im Unternehmen vorhanden ist und wie sie es profitabel nutzen können. In jedem Fall lässt sich exakt kalkulieren, in welchem Zeitraum sich das DMS bei einem bestimmten Budget amortisiert.

Der ROI-Rechner kann unter www.roi-check.com/?ref=130540 aufgerufen werden. Verschiedene Berechnungen stehen zur Auswahl und Anwender erhalten dank intuitiver Bedienung mit nur wenig Aufwand Ergebnisse, die sich für ihr Unternehmen auszahlen.

DocuWare AG auf der CeBIT 2010: Halle 3, Stand G20

Insiders Technologies ist Spezialist für das Verstehen von Dokumenten: Uns geht es darum, Dokumentinhalte zu erschließen, zu organisieren und bedarfsgerecht bereitzustellen. Unter dem Motto „making documents work ...“ werden geschäftsprozessbezogene Inhalte aus Dokumenten extrahiert und klassifiziert. Die extrahierten Informationen werden in die Geschäftsprozesse integriert, um Einspar- und Rationalisierungspotentiale freizusetzen: Unsere Kunden sparen Zeit und Geld, die Qualität der Daten erhöht sich.

Die tutum GmbH vertreibt strategisch die Insiders-Lösungen der SmartFix Produktfamilie.

DocuWare CONNECT to Notes ist ein Zusatzmodul zu DocuWare, das die nahtlose Verbindung zwischen dem Dokumentenmanagement-System und der Notes-Groupware ermöglicht. Notes/Domino-Anwender können Dokumente, bestehend aus Daten und dazugehörigem Design, direkt aus ihrem System heraus revisionssicher archivieren und anschließend recherchieren, ohne dabei ihre gewohnte Benutzeroberfläche verlassen zu müssen. Einmal abgelegte Dokumente lassen sich einfach in Geschäftsprozesse einbinden – diese werden dadurch deutlich schneller.

Kein Eingriff ins Design

Highlight der aktuellen Version ist, dass Notes-Anwendern über DocuWare CONNECT to Notes alle Archivierungs- und Suchfunktionen zur Verfügung stehen, ohne dass sie Änderungen im Notes-Design vornehmen müssen. Anwender benötigen somit keine Programmierkenntnisse, bestehende Design-Änderungen werden nicht beeinflusst und Updates lassen sich problemlos durchführen.

PDF-Konvertierung ohne Druckertreiber

Bei der Ablage im PDF-Format wird die Notes-Dokumentenstruktur unverändert beibehalten und die Qualität eines von DocuWare CONNECT to Notes generierten PDF-Dokuments ist oftmals besser als der direkte Ausdruck aus Notes heraus. Die PDF-Konvertierung erfordert keinen eigenen Druckertreiber und kann bei automatischer Archivierung auch auf dem Domino-Server erfolgen. Dadurch verbessern sich Druck und Archivierung sowie der Versand von Notes-Dokumenten an Nicht-Notes-User deutlich.

Konfiguration nach Wunsch

Die Integration von DocuWare in die Groupware kann unterschiedlich erfolgen. In der Profilkonfiguration lässt sich einstellen, ob die Ablage von Dokumenten manuell oder automatisiert erfolgen soll. Beim manuellen Modus stößt der Benutzer für jedes Notes-Dokument individuell die Archivierung an. Dies geschieht, indem er die Archiv-Option in der Notes-Maske anklickt. DocuWare führt die automatische Dokumentklassifikation durch und legt das Dokument, etwa eine E-Mail, in das entsprechend konfigurierte Archiv ab. Wahlweise lässt sich auch einstellen, dass nur das Attachment eines Notes-Dokuments archiviert wird. Werden zum Beispiel in der Außenstelle eines Unternehmens Unterlagen gescannt, vorindexiert und anschließend per E-Mail an die Zentrale geschickt, übernimmt DocuWare nur den Anhang und legt ihn vollautomatisch im zentralen Dokumenten-Pool ab. Die E-Mail kann im Notes-System bleiben. Archivierungsvorgänge können in bestimmten Zeitintervallen oder regelbasiert anhand beliebiger Kriterien wie Datum, Absender, Größe und Betreff ausgelöst werden. Die Archivierung erfolgt im Hintergrund ohne manuellen Eingriff des Benutzers.

Notes/Domino-Anwender erhalten mit DocuWare CONNECT to Notes eine modulare Lösung, um ihre Dokumente revisionssicher mit thematisch dazugehörigen Unterlagen wie Belegen, Briefen, Faxen, Zeichnungen und Dateien zentral zu archivieren. Ein weiterer positiver Effekt ist, dass durch Entlastung der Notes-Datenbank die Performance der Groupware gesteigert wird.

Gerade in wirtschaftlich schwierigen Zeiten suchen Unternehmen zunehmend nach Möglichkeiten, Kosten zu senken und die Effizienz zu steigern. Anbieter von Dokumentenmanagement-Systemen werben mit diesen starken, aber  abstrakten Argumenten. Welche Vorteile eine Dokumentenmanagement-Lösung mit DocuWare dem eigenen  Unternehmen tatsächlich bringt, ermittelt ab dem 19.2.2009 ein innovatives Online-Tool des DMS-Spezialisten mit nur  wenigen unkomplizierten Klicks. Anwender erhalten im Internet eine auf ihre spezifischen Anforderungen  zugeschnittene, individuelle Lösung. Die Bedienung des Tools ist ganz einfach: Der Anwender wählt aus zwischen einem Einsteiger- und Profi-Modus und wird dann Schritt für Schritt weitergeleitet. Eine Konfiguration lässt sich speichern und als PDF-Report drucken. Das Online-Tool kann aufgerufen werden unter www.nutzenkonfigurator.de