• DocuWare im Personalwesen.pdf
• Personalakte in der Zeitarbeit / Personaldienstleistung
• Genehmigung eines Urlaubsantrags
• Genehmigung eines Dienstreiseantrags
• Bewerbermanagement
• Zeiterfassung - webbasiert

Überblick

Personalunterlagen werden seit je her in Papierform aufbewahrt. Diese tradierte Verwaltung wird den heutigen Anforderungen verteilter Organisationen, die zeitnahe Entscheidungen für eine effiziente Personalarbeit treffen müssen, nicht mehr gerecht.

Das Medium Papier stößt in der Personalarbeit schnell an seine Grenzen: Papierakten beanspruchen enormen Platz, der Transport und die Ablage von Papierdokumenten ist sehr zeitaufwändig und die Suche nach Vorgängen ist oft nur umständlich möglich.

Die digitale Personalakte ersetzt die bisher papiergeführte Personalakte, um als elektronisches Dokument in die vorhandene IT-Umgebung integriert werden zu können. Aufgrund der digitalen Archivierung von Papierdokumenten ist es möglich, die digitale Personalakte mit anderen IT-Anwendungen des Personalwesens zu verbinden.
So ist es heute bereits gängige Praxis, dass die Lohn- bzw. Gehaltsabrechnungen je Mitarbeiter direkt in die digitale Personalakte einfließen.

Welche Vorteile ergeben sich aus dem Einsatz einer digitalen Personalakte?

• Sichere Aufbewahrung der Personaldaten
• Unternehmensweit sofortiger Zugriff, auch bei räumlich verteilten Organisationen (kein physischer Transport von Personalakten)
• Reduzierung von Druck- und Archivierungskosten (Papier, Ordner, Regale, Archivraum)
• Vermeidung von Redundanzen
• Reglementierter und protokollierbarer Zugriff
• Standardisierte Ablagestruktur
• Analysemöglichkeit

Die Einführung einer Digitalen Personalakte muss unter der Berücksichtigung vieler rechtlicher und organisatorischer Aspekte geschehen, da es sich um die digitale Verwaltung von personenbezogenen Daten handelt. Diese Datenverarbeitung und –Verwaltung fällt unter das Bundesdatenschutzgesetz (BDSG). Die Anforderungen an

• Vertraulichkeit
• Integrität
• Verfügbarkeit

sind zu erfüllen.

Die tutum GmbH unterstützt Sie dabei, alle nötigen Voraussetzungen zu erfüllen, um die Vorteile der Digitalen Personalakte für Ihr Unternehmen nutzbar zu machen.

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