Mehrwert

Warum Dokumentenmanagement?

Steigende Informationsflut.
Tagtäglich erhalten und erzeugen wir immer mehr Briefe, Faxe, E-Mails, Schriftstücke und andere Dokumente. Es gelingt kaum noch, sie halbwegs geordnet in Aktenordnern, auf PC-Festplatten und im E-Mailsystem abzulegen. Eigentlich sind die enthaltenen Informationen sehr wertvoll für unsere tägliche Arbeit und wesentlich für den Erfolg unseres Unternehmens. Doch oft wissen wir nicht mehr, wo wir selbst oder ein Kollege etwas abgelegt haben. Von vielen Informationen ist nicht einmal bekannt, dass es sie in unserem Unternehmen gibt. Die Suche danach ist extrem mühsam. Trotz wachsender Informationsmenge fühlen wir uns immer schlechter informiert.

Informationen aktivieren.
Elektronische Archivierung und Dokumenten-Management machen wertvolle Informationen nutzbar. Dokumente jeglicher Art und Herkunft werden in einem gemeinsamen Dokumenten-Pool abgelegt; an jedem Arbeitsplatz und dank intelligenter Technik weitgehend automatisch. Im Dokumenten-Pool stehen die Informationen allen Kollegen Wort für Wort thematisch sortiert zur Verfügung. Mit wenigen Mausklicks zu jeder Zeit und bei Bedarf auch an jedem Ort der Welt. Innerhalb kürzester Zeit können Sie dank mittlerweile ausgereifter und tausendfach bewährter Technik vom Nutzen modernen Dokumenten-Managements profitieren.

Foto: DocuWare AG

Beherrschen Sie die Informationsflut.
Die Spielregeln des Wettbewerbs haben sich geändert.
Nicht mehr die Größe einer Organisation ist ausschlaggebend, sondern Geschwindigkeit und damit auch der schnelle Zugriff auf Informationen. Die stetig wachsende Informationsflut erfordert von jedem Mitarbeiter immer größere Anstrengungen, um auf dem Laufenden zu bleiben. Mit DocuWare wird das relevante Wissen in einem Dokumenten-Pool bereitgestellt. Der Zugriff erfolgt über definierte Ordnungskriterien mit Auswahllisten und über Volltextsuche. Egal, ob es sich um Briefe, Faxe, Dateien, Listen, Notizen, Protokolle oder E-Mails handelt und wer sie abgelegt hat. Das aktuelle Wissen Ihrer Organisation steht Berechtigten dauerhaft und auf Knopfdruck zur Verfügung.

Schnellerer Service

Sparen Sie Zeit.
Verwöhnt durch das Internet und die schnelle Kommunikation per E-Mail erwarten Kunden und Interessenten prompte und kompetente Antworten auf ihre Fragen. Auch die umgehende Lieferung der bestellten Ware wird zur Selbstverständlichkeit. Die überwiegende Ablage von Dokumenten in Papierarchiven und zeitaufwändiges Suchen von Informationen haben lange Durchlaufzeiten zur Folge. Die Digitalisierung der Dokumente und die Bereitstellung der Informationen in einem Dokumenten-Pool minimiert Such- und Wartezeiten und schafft Medienbrüche ab. Ihr Service erreicht eine neue Dimension.

Höhere Qualität bei sinkenden Kosten

Werden Sie besser.
Ein Archiv sollte nicht nur wegen der gesetzlichen Anforderungen gepflegt werden. Das komplette Know-how einer Organisation steckt in den Dokumenten. Die Anzahl der zu archivierenden Dokumente, Dateien und E-Mails steigt exponentiell. Sowohl die geordnete Ablage als auch die Archivierung und erst recht die Suche verursachen enorme Kosten. DocuWare reduziert diese Kosten erheblich. Dokumente werden auch Jahre nach der Ablage sofort gefunden. Sie gehen nicht mehr durch Entnahme oder falsche Ablage verloren. Nachträgliche Manipulationen können ausgeschlossen werden.