Die neue Version des Interfaces DocuWare CONNECT to Notes erweitert Notes/Domino-Systeme um komfortable Archivierungs- und Suchfunktionen. Alle Funktionen stehen dem Notes-Anwender ohne Eingriff in das Notes-Design zur Verfügung. Im PDF-Format archivierte Notes-Dokumente sind auch unabhängig von der Groupware recherchierbar.

DocuWare CONNECT to Notes ist ein Zusatzmodul zu DocuWare, das die nahtlose Verbindung zwischen dem Dokumentenmanagement-System und der Notes-Groupware ermöglicht. Notes/Domino-Anwender können Dokumente, bestehend aus Daten und dazugehörigem Design, direkt aus ihrem System heraus revisionssicher archivieren und anschließend recherchieren, ohne dabei ihre gewohnte Benutzeroberfläche verlassen zu müssen. Einmal abgelegte Dokumente lassen sich einfach in Geschäftsprozesse einbinden – diese werden dadurch deutlich schneller.

Kein Eingriff ins Design

Highlight der aktuellen Version ist, dass Notes-Anwendern über DocuWare CONNECT to Notes alle Archivierungs- und Suchfunktionen zur Verfügung stehen, ohne dass sie Änderungen im Notes-Design vornehmen müssen. Anwender benötigen somit keine Programmierkenntnisse, bestehende Design-Änderungen werden nicht beeinflusst und Updates lassen sich problemlos durchführen.

PDF-Konvertierung ohne Druckertreiber

Bei der Ablage im PDF-Format wird die Notes-Dokumentenstruktur unverändert beibehalten und die Qualität eines von DocuWare CONNECT to Notes generierten PDF-Dokuments ist oftmals besser als der direkte Ausdruck aus Notes heraus. Die PDF-Konvertierung erfordert keinen eigenen Druckertreiber und kann bei automatischer Archivierung auch auf dem Domino-Server erfolgen. Dadurch verbessern sich Druck und Archivierung sowie der Versand von Notes-Dokumenten an Nicht-Notes-User deutlich.

Konfiguration nach Wunsch

Die Integration von DocuWare in die Groupware kann unterschiedlich erfolgen. In der Profilkonfiguration lässt sich einstellen, ob die Ablage von Dokumenten manuell oder automatisiert erfolgen soll. Beim manuellen Modus stößt der Benutzer für jedes Notes-Dokument individuell die Archivierung an. Dies geschieht, indem er die Archiv-Option in der Notes-Maske anklickt. DocuWare führt die automatische Dokumentklassifikation durch und legt das Dokument, etwa eine E-Mail, in das entsprechend konfigurierte Archiv ab. Wahlweise lässt sich auch einstellen, dass nur das Attachment eines Notes-Dokuments archiviert wird. Werden zum Beispiel in der Außenstelle eines Unternehmens Unterlagen gescannt, vorindexiert und anschließend per E-Mail an die Zentrale geschickt, übernimmt DocuWare nur den Anhang und legt ihn vollautomatisch im zentralen Dokumenten-Pool ab. Die E-Mail kann im Notes-System bleiben. Archivierungsvorgänge können in bestimmten Zeitintervallen oder regelbasiert anhand beliebiger Kriterien wie Datum, Absender, Größe und Betreff ausgelöst werden. Die Archivierung erfolgt im Hintergrund ohne manuellen Eingriff des Benutzers.

Notes/Domino-Anwender erhalten mit DocuWare CONNECT to Notes eine modulare Lösung, um ihre Dokumente revisionssicher mit thematisch dazugehörigen Unterlagen wie Belegen, Briefen, Faxen, Zeichnungen und Dateien zentral zu archivieren. Ein weiterer positiver Effekt ist, dass durch Entlastung der Notes-Datenbank die Performance der Groupware gesteigert wird.

Datenblatt DocuWare Connect 2 Notes.pdf