tutum GmbH - Aktuelles

DocuWorld für Anwender

Mon, 20 Feb 2012 16:43:00 +0000

Vom 23. bis 26. April findet die DocuWorld in München für DocuWare-Anwender und Vertriebspartner statt. Es erwartet Sie ein umfangreicher Veranstaltungsplan mit spannenden Workshops und Keynote-Vorträgen.

Warum sollten Sie dabei sein?

Networking wird großgeschrieben: auf der DocuWorld trifft sich die ganze DocuWare-Community zum gegenseitigen Austausch
DocuWare stellt die neuesten Produktentwicklungen live vor
Sie erhalten Anregungen, wie Sie Ihre Prozesse noch weiter optimieren können
Sie haben direkten Kontakt zum Hersteller, um Ihre Fragen zu stellen
Sie erfahren die neuesten gesetzlichen Richtlinien rund um elektronische Dokumenten-Verwaltung

Hier geht es zur Anmeldung.

Wenn Sie sich bis zum 1. März anmelden, sparen Sie 100,- Teilnahmegebühr!

IHK Magazin: tutum als DMS-Spezialist

Mon, 20 Feb 2012 14:08:00 +0000

Das IHK Magazin „Wirtschaft in Mittelfranken“ (WiM) berichtet in seinem Special „Personalwirtschaft“ über die tutum GmbH.

Klicken Sie auf das Bild, um den Artikel „Kompetenz in Sachen Dokumentenmanagement“ zu lesen.

Die gesamte Februar-Ausgabe der WiM finden Sie hier.

tutum unter den Top 15

Mon, 20 Feb 2012 11:05:00 +0000

2011 erreichte die tutum GmbH die Riege der Top 15 DocuWare-Vertriebspartner der Region Deutschland, Österreich und Schweiz und kletterte gegenüber dem Vorjahr weitere Plätze nach oben. Vor allem im Endjahresgeschäft verzeichnete das Unternehmen starkes Wachstum und konnte diverse CRM-, Dokumentenmanagement- und Workflow-Projekte abschließen. Die Neukunden, u.a. aus der Recycling- und Entsorgungsbranche, dem Gesundheitswesen und der Personaldienstleistungsbranche, sind von der einfachen Handhabung und den Vorteilen des Systems begeistert. Auch personell und räumlich ist das tutum-Team größer geworden. 2012 soll der Wachstumskurs in allen Bereichen fortgesetzt werden. Neben der Präsenz auf Messen wie der CeBIT und der „Zukunft Personal“ bietet tutum auch in diesem Jahr Interessenten regelmäßig kostenlose Infoseminare an, um sich einen Überblick über die Funktionsweise von DocuWare und cobra zu verschaffen. Die Termine finden Sie auf unserer Homepage.

TIMECRAFT nutzt Digitale Personalakte

Mon, 13 Feb 2012 10:05:00 +0000

Die TIMECRAFT-Unternehmensgruppe, die bereits 2009 die Digitale Personalakte einführte, erhöht den Einsatz des Dokumentenmanagement-Systems (DMS) auf insgesamt sechs Niederlassungen in Bayern, Baden-Württemberg und Nordrhein-Westfalen. Der Personaldienstleister mit Hauptsitz in Nürnberg beschäftigt rund 1100 Mitarbeiter. Nach der Eröffnung eines weiteren Rekrutierungsbüros in Traunstein ist die Unternehmensgruppe weiter auf Expansionskurs. Mit der steigenden Zahl an Mitarbeitern und Kunden wachsen auch die Papierberge. Die von der tutum GmbH implementierte Lösung ermöglicht es den internen Mitarbeitern, auch bei unzähligen Dokumenten nicht den Überblick zu verlieren. Dank der Schnittstelle zwischen der Zeitarbeitssoftware AÜOffice und dem Dokumentenmanagement-System DocuWare kann mit einem Mausklick auf die gewünschten Unterlagen in der Mitarbeiterakte zugegriffen werden. Um den Workflow zu verbessern, wurden im Unternehmen ausführliche Tests im Parallelbetrieb durchgeführt. Ende letzten Jahres wurden Erweiterungen insbesondere in der Darstellung der Personalakte für interne Prüfungen vorgenommen. Die Dokumente werden je nach Anwendungsfall in unterschiedlichen Ordnerstrukturen dargestellt. Die Unterlagen innerhalb einer Akte erhalten eine Sortierung, mit der auf einen Blick beispielsweise in Aktenprüfungsworkshops die Vollständigkeit geprüft werden kann. In einer weiteren Ansicht können die archivierten Dokumente in Ordnern zum Beispiel nach den lohnrelevanten Monaten angezeigt werden. Im nächsten Schritt soll auf die Archivierung von Belegen in Papierform so weit wie möglich verzichtet werden.

tutum und DocuWare auf der CeBIT

Mon, 06 Feb 2012 10:49:00 +0000

Neue Apps & Outlook E-Mail-Archivierung mit DocuWare

Die tutum GmbH stellt wieder gemeinsam mit der DocuWare AG auf der weltgrößten IT-Messe in Hannover aus. Wir präsentieren Ihnen die neuen Funktionen in DW 5.1c: Mit CONNECT to Outlook können Sie Ihre E-Mails ganz einfach in DocuWare archivieren und über eine Schnellsuche direkt in Outlook auf das Archiv zugreifen – auch ohne DocuWare geöffnet zu haben. Ein weiteres Highlight sind die neuen Apps: Neben Apple iPhone, iPad und iPod Touch werden jetzt auch Smartphones mit den Betriebssystemen Android, Windows Phone 7 und Blackberry 6 OS unterstützt.

Sie möchten wissen, wie sie den Überblick über Ihre CRM- und DMS-Vorgänge behalten? Die von tutum entwickelte Schnittstelle ermöglicht einen unternehmensweiten Zugriff auf alle archivierten Dokumente wahlweise aus cobra oder DocuWare. So kann beispielsweise der Vertrieb auf Rechnungen zugreifen, die die Buchhaltung abgelegt hat.

Erleben Sie alle Neuheiten und besuchen Sie uns auf der CeBIT in Halle 3 / G20!

DID auf Wachstumskurs

Tue, 13 Dec 2011 14:18:00 +0000

Die DID Industriedienstleistungen Holding GmbH mit Hauptsitz in Düsseldorf wächst weiter: Mit dem Erwerb des Stuttgarter Personaldienstleisters DIW Service GmbH, einem Tochterunternehmen der Voith Industrial Services GmbH, wird das Dienstleistungsangebot im Bereich Personalvermittlung und Arbeitgeberüberlassung bundesweit und branchenübergreifend erweitert. Seit 2010 setzt das Unternehmen die digitale Personalakte ein. Realisiert wurde die Systemeinführung von den DocuWare-Spezialisten der tutum GmbH. Derzeit sind 2000 Mitarbeiter bei der DID-Gruppe sowie über 850 Mitarbeiter bei der DIW Service GmbH beschäftigt. Durch die Übernahme steigt die Zahl der Niederlassungen von 23 auf 45 an. „Das Zusammenwachsen der DID-Gruppe mit der DIW Service ist ein wichtiger Meilenstein für das Unternehmen. Ziel ist es, zukünftig weiteres selektives Wachstum in Spezialbereichen wie dem Energie-Sektor und im Bereich Engineering zu generieren“, erklärte Jörg Stehr, der neue Geschäftsführer der DID Gruppe, in einer Pressemitteilung.

Digitale Personalakte bei Avanti

Thu, 01 Dec 2011 11:01:00 +0000

Bei der Avanti Personalleasing GmbH setzt man auf Fortschritt in allen Bereichen. Das Unternehmen mit fünf Niederlassungen beschäftigt bundesweit über 500 Mitarbeiter im Industrie- und Handelsgewerbe sowie im Gesundheitswesen. Jahr für Jahr kommen neue Kunden und neue Mitarbeiter hinzu. Um den Verwaltungsaufwand zu reduzieren und sämtliche Dokumente revisionssicher zu archivieren, wird am Hamburger Hauptsitz sowie in den Niederlassungen in Berlin, Köln und Stuttgart die digitale Personalakte eingeführt. Geschäftsführer Frank Hartung und seine Kollegen ließen sich auf der Fachmesse „Zukunft Personal“ am Messestand der tutum GmbH die Funktionsweise der digitalen Personalakte erläutern und waren sofort von den Vorteilen überzeugt. Für die Umsetzung des Projekts benötigte das tutum-Team nur fünf Wochen: Nach der Konzeption wurden die Software sowie Barcodedrucker und Scanner an den vier Standorten installiert, das Dokumentenmanagement-System DocuWare an die Bedürfnisse der Avanti-Mitarbeiter angepasst und die Anwender geschult. Bis zum neuen Jahr sollen alle vorhandenen Unterlagen eingescannt und im zentralen Dokumentenpool archiviert sein, sodass ab Januar weitgehend auf das Papierarchiv verzichtet werden kann.

In einem weiteren Schritt wird die Handschriftenerkennungssoftware smartFIX installiert. Damit werden gescannte Stundenzettel automatisiert ausgelesen und die extrahierten Arbeitszeiten in die Zeitarbeitssoftware AÜOffice importiert. Dabei verifiziert das Programm das Datum, den Einsatzort sowie die Arbeitsstunden.

tutum auf XING, facebook, Google + und twitter

Fri, 25 Nov 2011 09:40:00 +0000

Gut vernetzt und gut informiert – in den Netzwerken XING, facebook, Google + und twitter lesen Sie aktuelle Meldungen zu unseren Lösungen aus den Bereichen Dokumentenmanagement, CRM und Workflow. Die tutum GmbH informiert Sie regelmäßig über Neuheiten und Angebote zu Produkten von DocuWare und cobra computer`s brainware. Folgen Sie uns auf twitter und Google + und Sie verpassen keine Termine zu unseren Infoveranstaltungen, Seminaren, Messen und Webinaren.

Besuchen Sie uns!

Sonderpreis beim cobra CRM Award

Mon, 17 Oct 2011 09:16:00 +0000

Zum ersten Mal lobte das Konstanzer Unternehmen cobra computer’s brainware GmbH den cobra CRM Award für besondere Leistungen ihrer Business und Solution Partner aus. Am 14. Oktober wurden in der Bodensee-Metropole die Gewinner gekürt. Die tutum GmbH wurde mit dem Sonderpreis in der Kategorie „Branche Personalservice“ geehrt. „Wir möchten mit diesem Award besonders gelungene Projekte unserer Partner auszeichnen“, erklärte cobra-Geschäftsführer Jürgen Litz im Vorfeld. Eine Jury unter Vorsitz von Vertriebs- und Effizienzexperte Walter Zimmermann bewertete die eingereichten Kundenprojekte in Hinblick auf Kundennutzen, Lösungskompetenz, Innovation, Planung und Umsetzung.

Die von der tutum GmbH realisierte Komplettlösung, bestehend aus der CRM-Software cobra CRM Plus, der DMS-Software DocuWare sowie dem webbasierten Workflowsystem JobRouter, kommt bei der Pamec Papp GmbH und dem Papp Personalservice, Unternehmen der Papp Gruppe mit Sitz in Nürnberg, zum Einsatz. Ziel der Integration war es, ein effizientes Bewerbermanagement einzuführen. Dabei wurde der gesamte Prozess optimiert: von der schnellen Erfassung der eingehenden Bewerbungsunterlagen über die Archivierung und Bearbeitung bis hin zur Terminvereinbarung für das Bewerbungsgespräch. Bis zu 50 Mitarbeiter greifen täglich auf das CRM-System zu. Dabei wird cobra für das Adressmanagement, Kontakt- und Termineinträge, automatischen E-Mail-Versand und Eingangsbestätigungen sowie für das Kampagnenmanagement genutzt. Das tutum-Team passte die cobra CRM-Maske den individuellen Bedürfnissen der Papp Gruppe an: In der Kontaktmaske befindet sich ein Fenster, in dem eine Ergebnisliste mit den jeweiligen Unterlagen des Bewerbers oder Mitarbeiters zu sehen ist. Mit einem Mausklick lassen sich die Dokumente im DocuWare-Viewer öffnen.

Einzigartig an diesem Kundenprojekt ist die Integration der verschiedenen Systeme cobra CRM, DocuWare und JobRouter, die zu verbesserten Abläufen im Unternehmen geführt haben. In einem weiteren Schritt sollen neue Prozesse im Rahmen des Bewerbermanagements abgebildet werden.

Impressionen cobra CRM Award 2011:
Verleihung des Sonderpreises an die tutum GmbH

Jürgen Litz (r.), Geschäftsführer der cobra GmbH, überreicht den Sonderpreis an Florian Körber (M.), Geschäfstführer der tutum GmbH, und Philipp Körber, tutum-Projektleiter.

Strahlende Gewinner: Philipp Körber (l.) und Florian Körber

Kundenbeziehungen stärken

Mon, 10 Oct 2011 14:18:00 +0000

Nach der erfolgreichen Messe 2010 stellte die tutum GmbH auch auf der diesjährigen CRM Expo, der Leitmesse Europas für Kundenbeziehungsmanagement, gemeinsam mit cobra computer's brainware die Neuheiten von cobra CRM vor. Besonders überzeugt hat die Fachbesucher die einfache und kontextsensitive Handhabung der CRM-Software.

Eines der Highlights bot cobra Mobile CRM für die mobile Kundendatennutzung über iPhone, iPad und Blackberry. Auch die zahlreichen Möglichkeiten zur Integration anderer Software in cobra, u.a. Warenwirtschafts- und Dokumentenmanagementsysteme, zog zahlreiche Interessenten an den Stand. Bei tutum-Geschäftsführer Florian Körber ließen sie sich die cobra CRM-Schnittstelle zu DocuWare präsentieren. Mit nur einem Klick können aus der Adressmaske heraus sämtliche im Archiv gespeicherten Dokumente aufgerufen werden. "Die Kombination aus CRM und DMS verschafft dem Vertrieb im Außen- und Innendienst sowie dem Kundenservice jederzeit einen umfassenden Überblick", erklärte Florian Körber. Das sorgt für effizientere Abläufe und stärkt durch verbesserten Service die Kundenbeziehungen.

Nach zwei Tagen blickt das tutum-Team zufrieden auf eine besondere Messe zurück, in der neue Kontakte geknüpft werden konnten.

Impressionen der "CRM Expo"

Personal im Fokus

Wed, 28 Sep 2011 15:15:00 +0000

Zum ersten Mal stellte die tutum GmbH gemeinsam mit ihrem Kooperationspartner prosoft EDV-Lösungen GmbH & Co. KG auf Europas größter Fachmesse für Personal aus. Die „Zukunft Personal“ zog vom 20. – 22. September über 12.000 Fachbesucher nach Köln an. Bei dieser Messe steht die wichtigste Ressource im Mittelpunkt: die Mitarbeiter. Als Spezialist für Dokumentenmanagement und Workflow in der Zeitarbeitsbranche präsentierte Geschäftsführer Florian Körber die Digitale Personalakte. Ob Krankmeldungen, Lohnabrechnungen, Anträge oder sämtlicher Schriftverkehr: alle Mitarbeiterunterlagen können direkt aus der Zeitarbeitssoftware AÜOffice mit nur einem Klick aufgerufen werden. Möglich macht das die von der tutum GmbH entwickelte Schnittstelle zum Dokumentenmanagementsystem DocuWare. Zahlreiche Personalverantwortliche suchten den tutum-Stand auf, um sich über die Vorteile der Digitalen Personalakte zu informieren.

„Die Resonanz der Besucher war durchweg positiv. Die Anwender konnten sehen, wie sehr die Arbeit mit der Digitalen Personalakte den Arbeitsalltag erleichtert und dabei gleichzeitig die Papierberge schrumpfen“, so der Firmeninhaber.

Ein weiteres Highlight bot die automatisierte Tätigkeitsnachweiserfassung, die viele Standbesucher faszinierte. Die tutum GmbH hat ein Verfahren entwickelt, welches handgeschriebene Stundenzettel schnell und weitgehend automatisch erfasst. Durch den Einsatz eines leistungsfähigen OCR-Systems werden gescannte Tätigkeitsnachweise automatisiert ausgelesen, verifiziert und die extrahierten Arbeitszeiten in AÜOffice importiert. Dieses Verfahren macht das mühsame Abtippen von Stundezetteln nahezu überflüssig.

Der neugestaltete Firmenauftritt von prosoft lockte eine Vielzahl von Kunden und Interessenten an den Stand. „Die partnerschaftliche Atmosphäre und das rege Interesse machten die Messeausstellung zum vollen Erfolg“, fasst Florian Körber zusammen.

Impressionen von der "Zukunft Personal"

ABF Versorgungsmanagement setzt auf CRM

Fri, 15 Jul 2011 07:58:00 +0000

Beim ABF Versorgungsmanagement dreht sich alles um das Wohl der Patienten. Mit cobra CRM PLUS wird das Team bei seiner Arbeit unterstützt und gleichzeitig der Kundenservice optimiert.

Die ABF Versorgungsmanagement GmbH ist ein medizinischer Dienstleister, der sich auf besondere Therapien spezialisiert hat. Viele schwerstkranke Menschen befinden sich in einer Dauertherapie. Die ambulante Versorgung ermöglicht ihnen mehr Lebensqualität und Eigenständigkeit. Seit der Gründung im Jahr 2003 haben die Pfleger der ABF über 1000 Patienten ambulant betreut.

Vor der Einführung von cobra wurden sämtliche Stammdaten in Excel-Listen verwaltet, digitale Dokumente waren in Ordnern lokal auf dem Rechner abgelegt. Ein Gesamtüberblick in einer Datenbank fehlte, bei einer telefonischen Rückfrage musste in der Regel die Papierakte geholt werden. Das hatte eine zeitaufwändige Suche zur Folge. „Es war sehr kompliziert, den Überblick zu behalten“, bestätigt der Geschäftsführer Walter Koch.

„Es war sehr kompliziert, den Überblick zu behalten“

Seit letztem Jahr befindet sich die ABF Versorgungsmanagement GmbH stark im Wachstum. Die beiden Firmengründer Manuela Savic und Walter Koch suchten eine Lösung, mit der sie klare Strukturen schaffen und Daten systematisch erfassen konnten. Mit der Einführung von cobra CRM PLUS wurde hierfür der Grundstein gelegt. Die Anforderungen waren schnell geklärt: die Übernahme der Stammdaten aus den Excel-Listen, eine einfache Pflege der Kontakthistorie sowie das Verknüpfen mehrerer Datensätze untereinander. Außerdem sollten in Zukunft alle ambulanten Einsätze im CRM dokumentiert werden können.

Klare Strukturen schaffen

In der Adressmaske werden nun die Kontaktdaten von Patienten, Ärzten, Kliniken, Pflegediensten, Lieferanten, Apotheken, Krankenkassen und Sozialstationen gepflegt. Die Daten landen mittels Add-In automatisch im Outlook, wo Termine und Aufgaben verwaltet werden. Ein SQL-Trigger sorgt dafür, dass in der Zusatztabelle die Adressen automatisch eingetragen werden, die beim Patienten mit der Funktion Adresse verknüpfen verbunden werden. So ist es möglich, aus den Kontaktdaten des Patienten heraus einen Brief an die verknüpfte Krankenkasse oder den Arzt zu erstellen. Ein standardisierter Formularsatz, der im System hinterlegt ist, erleichtert die Arbeit enorm. Die tutum GmbH sorgte dabei für die individuelle Anpassung. Mit einem Klick werden alle nötigen Formulare generiert: vom Stammblatt über den Infusionsplan, Rezeptanforderungen, Anmelde- und Bestellformulare bis hin zu Besuchsberichten. Die Firmenleitung ist begeistert von der lückenlosen Dokumentation, die mit cobra CRM PLUS möglich ist. „Den Nutzen in der Kundenbindung habe ich dann, wenn eine Rückfrage kommt“, bestätigt Walter Koch. Auch die Firmenchefin Manuela Savic ist von der cobra CRM-Lösung überzeugt: „Bei uns herrscht nun viel mehr Ordnung im System. Man findet die Sachen sofort, alles ist übersichtlicher und strukturierter – das ist sehr schön!“

Die Zukunft mit cobra Mobile CRM

Die 24-Stunden-Rufbereitschaft erfordert viel Flexibilität vom Personal. Deshalb soll demnächst cobra Mobile CRM zum Einsatz kommen. Walter Koch möchte dafür das iPhone sowie das iPad nutzen: damit greift er jederzeit auf alle Kundeninformationen aus cobra CRM PLUS zu – egal, wo er sich gerade befindet.

Lesen Sie hier den ausführlichen Anwenderbericht.

Bewerbermanagementsystem bei PAMEC Personaldienstleistungen

Wed, 13 Jul 2011 15:00:00 +0000

Die Pamec Papp GmbH, ein Unternehmen der Papp Gruppe mit Sitz in Nürnberg, hat sich auf die Vermittlung von qualifizierten technischen Mitarbeitern aus den Bereichen IT, Elektrotechnik und Maschinenbau spezialisiert.

Jeden Monat gehen bis zu 200 Bewerbungen ein. Vor der Einführung des neuen Bewerbermanagementsystems, bestehend aus der CRM-Software cobra, der DMS-Software DocuWare sowie dem webbasierten Workflowsystem JobRouter, mussten alle Daten vom Originaldokument manuell übertragen werden. Die Unterlagen in Papierform wanderten einen langen Weg vom Posteingang bis zum jeweiligen Bearbeiter. Die von der tutum GmbH entwickelte Lösung ermöglicht es, bestimmte Arbeitsschritte zu automatisieren: Bei der Onlinebewerbung tragen die Bewerber ihre Stammdaten ein und können ihre Bewerbungsunterlagen hochladen. Diese landen sofort im DocuWare-Archiv und im JobRouter. Die Bewerber erhalten automatisch eine Eingangsbestätigung per E-Mail. Nach wie vor gibt es auch postalische Bewerbungen. Diese werden am Posteingang gescannt und in digitaler Form archiviert, gleichzeitig wird eine personalisierte Eingangsbestätigung generiert und automatisch gedruckt. Lange Wege quer durch das Haus sind nicht mehr nötig, und die zeitnahe Bearbeitung kommt sowohl den Bewerbern als auch den Kunden der PAMEC Personaldienstleistungen zugute.

Bei der gesamten Umsetzung lag das Augenmerk der tutum GmbH darauf, die Software-Applikation individuell zu gestalten und auf die konkreten Bedürfnisse des Unternehmens abzustimmen. Durch die Integration von cobra, JobRouter und DocuWare wurde der gesamte Prozess optimiert: von der schnellen Erfassung der eingehenden Bewerbungsunterlagen über die Archivierung und Bearbeitung bis hin zur Terminvereinbarung für das Bewerbungsgespräch. Über die cobra CRM-Schnittstelle zu DocuWare kann der Mitarbeiter bequem aus dem CRM PLUS auf alle Recruiter-, Mitarbeiter- und Bewerberinformationen, wie zum Beispiel Lebenslauf und die gesamte Kontakthistorie, im DocuWare-Archiv zugreifen. Die internen Prozesse werden dadurch erheblich beschleunigt und vollständig von Papier befreit. Das spart Zeit und Geld.

Das Ergebnis: Potenzielle Mitarbeiter können schneller an Kunden vermittelt werden. Das sorgt für Zufriedenheit auf allen Seiten.

tutum wird größer und schöner!

Fri, 01 Jul 2011 19:08:00 +0000

Die tutum GmbH zieht um: Ab 1. Juli finden Sie unsere Büros mitten im Herzen der Frankenmetropole. Nur wenige Schritte vom Prinzregentenufer und der Wöhrder Wiese entfernt, bezieht das Unternehmen geräumige, top renovierte Büroflächen. Also genug Platz für Schulungen sowie Präsentationen für unsere Kunden - und für neue Mitarbeiter. Das tutum-Team wurde kürzlich in den Bereichen Marketing, Vertrieb und Support verstärkt.

Unsere neue Anschrift: tutum GmbH, Emilienstraße 9, 90489 Nürnberg

tutum GmbH wird cobra Business Partner

Thu, 30 Jun 2011 09:03:00 +0000

Die Mitarbeiter der tutum GmbH sind spezialisiert auf die Beratung, den Verkauf, die Installation und individuelle Einrichtung von cobra-Software. Schulungen vor Ort erleichtern einen reibungslosen Start, und unser Support-Team steht auch nach der CRM-Einführung den Wünschen und Fragen unserer Kunden mit Rat und Tat zur Seite.
Im Herbst lädt die tutum GmbH gemeinsam mit der cobra GmbH zu einer Kundenveranstaltung in Nürnberg ein. Ein Termin wird demnächst bekannt gegeben.

DocuWare AG erhält Gütesiegel

Sat, 30 Apr 2011 10:00:00 +0000

Die DocuWare AG ist mit dem neuen Qualitätssiegel „Software Made in Germany“ des Bundesverbandes IT-Mittelstand e.V. (BITMi) ausgezeichnet worden. Um diese Auszeichnung zu erhalten, müssen Unternehmen ihre Software hauptsächlich in Deutschland entwickeln, verschiedene Kriterien bezüglich Qualität, Service und Investitionssicherheit erfüllen sowie Referenzen nachweisen. Ziel der BITMi-Initiative ist es, ein weltweit anerkanntes Gütesiegel für in Deutschland entwickelte Software zu etablieren.

DMS-Software von höchstmöglicher Produktqualität: Die DocuWare AG wurde Ende 2010 zum wiederholten Male nach dem internationalen Standard DIN EN ISO 9001:2008 zertifiziert.

CeBIT-Einstand bravourös gemeistert

Tue, 08 Mar 2011 17:29:00 +0000

Zum ersten Mal war die tutum GmbH auf der wichtigsten und weltgrößten Computermesse als Vertriebspartner der DocuWare AG mit einem Stand vertreten. Schon am ersten Tag sprengten die Besucherzahlen die Erwartungen. Die folgenden Tage waren von drängelnden Interessenten und begeisterten Kunden geprägt.

Zu sehen gab es jede Menge: Die neue DocuWare Version 5.1c überzeugt mit bedienerfreundlichen Funktionen. Der neue Web Client ermöglicht den flexiblen Zugriff auf Dokumente übers Internet. Dabei lassen sich die Dokumente in der Cover-Flow-Ansicht anzeigen, ein Scrollen durch die Briefkörbe verschafft mehr Übersicht.

Ein absolutes Highlight ist das Zusatzmodul Smart Connect zur Integration externer Anwendungen. Damit kann der Anwender an einer beliebigen Stelle einer anderen Applikation, z.B. Datev oder SAP, einen DocuWare-Button platzieren und mit einem Mausklick alle relevanten Dokumente einsehen. Für neugierige Blicke sorgte zudem die DocuWare-App. DocuWare Mobile unterstützt Such-Dialoge, Aufgabenlisten und Dokumenten-Workflows auf dem Apple iPhone. Anwender können in Sekundenschnelle auf ein elektronisches Archiv zugreifen und sogar Workflows bearbeiten.

Wer sich für die Kombination von DMS und CRM interessierte, fand in der von tutum und cobra entwickelten cobra CRM-Schnittstelle zu DocuWare genau das Richtige. Alle zum Projekt, zum Kunden oder Interessenten gehörigen Dokumente werden nun komfortabel im cobra CRM angezeigt. Ein unternehmensweiter Zugriff via Web Client, Apple iPhone oder Blackberry ist natürlich auch hier möglich. „Viele cobra CRM-Kunden besuchten uns, um sich die neu vorgestellte Schnittstelle zu DocuWare anzusehen. Die komfortable Anzeige in cobra der revisionssicher gespeicherten Dokumente im DocuWare-Archiv überzeugt definitiv“, fasst tutum-Geschäftsführer Florian Körber zusammen.

Weg von der Zettelwirtschaft: Viele kleine und mittlere Unternehmen suchten bewusst den Stand auf, um mithilfe von DMS endlich Platz zu schaffen in ihren Büros – weg von dicken Aktenordnern und vollen Archiven. Die Interessenten haben meist ganz konkrete Wünsche und Vorstellungen. Individuelle Lösungen zu finden ist dabei die Herausforderung für das gesamte tutum-Team. Fazit: Ein erfolgreicher CeBIT-Einstand für die tutum GmbH, bei dem neue Kontakte geknüpft und spannende Erfahrungen gesammelt wurden. Die CeBIT 2012 kann kommen …

tutum-Geschäftsführer Florian Körber auf der CeBIT 2011 in Hannover

Tina Voß GmbH: Personal zur rechten Zeit

Mon, 21 Feb 2011 15:07:00 +0000

Mehrere tausend Personalunterlagen im Monat archiviert die Zeitarbeitsfirma Tina Voß GmbH im zentralen Dokumenten-Pool. Die digitale Personalakte ermöglicht den schnellen Zugriff auf relevante Mitarbeiterdaten. Ein integrierter Workflow sorgt dafür, dass geeignete Bewerber in kürzester Zeit an passende Unternehmen vermittelt werden können.

„Täglich türmten sich auf den Schreibtischen Papierberge mit Bewerbungen, die durchgesehen und bewertet werden mussten“, erinnert sich Tina Voß. Sie hat das Unternehmen in 1996 gegründet.
Der Wunsch nach mehr Übersichtlichkeit durch eine Optimierung der Ablage war daher ausschlaggebend für den Einsatz eines DMS. Neben der revisionssicheren Archivierung stand vor allem der schnelle und zentrale Zugriff auf alle Bewerbungsunterlagen und Personalakten im Vordergrund. „Unsere Ansprüche sind hoch, wir haben lange nach einem geeigneten System gesucht“, betont die Geschäftsführerin. Für DocuWare sprach unter anderem die Möglichkeit, das System individuell an die speziellen Bedürfnisse der Zeitarbeitsfirma anzupassen. Wichtigstes Entscheidungskriterium allerdings war die Integrationsfähigkeit von DocuWare mit der vorhandenen Zeitarbeitssoftware AÜOffice. In enger Zusammenarbeit mit dem DocuWare-Partner wurde die Schnittstelle realisiert. „Die Fachkompetenz und das Engagement des Nürnberger Softwarehauses haben uns überzeugt“, sagt Tina Voß. „Die Arbeitsabläufe sind transparenter und sehr viel schneller geworden. Das kommt auch unseren Kunden zugute. Wir können heute den richtigen Bewerber in noch kürzerer Zeit vermitteln.“

Tina Voß, Geschäftsführung Tina Voß GmbH, Personaldienstleister

Lesen Sie hier den ausführlichen Referenzbericht

DocuWare Mobile für Apple iPhone

Thu, 10 Feb 2011 11:00:00 +0000

DMS-Spezialist DocuWare präsentiert auf der CeBIT 2011 erstmals eine mobile Lösung für Apples iPhone. DocuWare Mobile unterstützt Such-Dialoge, Aufgabenlisten und Dokumenten-Workflows auf dem Apple iPhone. Anwender können in Sekundenschnelle auf ein elektronisches Archiv zugreifen und Wartezeiten, ob auf dem Flughafen oder vor einer Besprechung, sinnvoll nutzen.

Keine Zeit verlieren – DocuWare Mobile macht`s möglich. Anwender können jetzt Informationen aus einem zentralen Dokumenten-Pool abrufen, ohne ihr Notebook hochfahren zu müssen. Ein Fingertipp auf die DocuWare App reicht aus und wichtige Dokumente stehen auf dem Touchscreen des Apple iPhone zur Verfügung. Unabhängig in welchem Format die Dokumente archiviert wurden – sie werden innerhalb von Sekunden in dem speziell auf die Apple-Funktionen angepassten DocuWare-Viewer angezeigt.

Anwender können jedoch über ihr mobiles Business-Gerät nicht nur Dokumente und Dateien beliebigen Formats aufrufen und Aufgabenlisten einsehen, sondern auch Workflows bearbeiten, beispielsweise Rechnungen per DocuWare-Stempel freigeben. Unabhängig davon, wo sie sich gerade befinden und unabhängig vom Notebook. Unvermeidbare Wartezeiten, ob auf dem Bahnhof oder Flughafen, vor einer Besprechung oder beim Schlange stehen, werden sinnvoll überbrückt – mit dem Arbeitsplatz in der Westentasche. Ein Maximum an Sicherheit ist wie bei allen DocuWare-Lösungen durch HTTPS-Verschlüsselung gewährleistet.

Zu sehen sind DocuWare Mobile sowie DocuWare Smart Connect erstmals auf der CeBIT 2011 in Halle 3, Stand G20.

Neu zur CeBIT: DocuWare Smart Connect

Tue, 01 Feb 2011 18:00:00 +0000

Pünktlich zur CeBIT 2011 präsentiert DocuWare eine Innovation, die ihren Anwendern noch mehr Komfort verspricht:
Vollständig browserbasiert und ohne Programmierung integriert das neue DocuWare-Modul Smart Connect die Dokumentenmanagement-Lösung direkt in eine führende Anwendung. Ob Aufträge bearbeitet, Rechnungen geprüft oder Nachfragen geklärt werden sollen – erforderliche Dokumente sind über einen einzigen Button-Klick verfügbar. Ebenso einfach lassen sich Dokumente aus der Anwendung heraus archivieren.
Umständliche Tastenkombinationen sind passé – Anwender können in ihrer Business-Applikation jetzt einen einzigen Button genau dort positionieren, wo er komfortabel im Zugriff ist. Ob Dokumente gesucht oder zur Archivierung indexiert werden sollen; über den Smart-Connect-Button werden in beiden Fällen Begriffe direkt aus der Benutzeroberfläche verwendet.
Webbasiert – kein Aufwand, keine Kosten: Die Handhabung des neuen webbasierten Zusatzmoduls ist ganz einfach und erfordert keine aufwändige Client-Installation. Der Nutzen des neuen Zusatzmoduls ist enorm: Anwender können sich aus jedem beliebigen Programm heraus mit nur einem einzigen Mausklick alle im Dokumenten-Pool archivierten Unterlagen zu einem aktuellen Vorgang anzeigen lassen bzw. Dokumente zu einem Prozess zugehörig ablegen. DocuWare-Vorstand Jürgen Biffar hebt die besonders einfache Handhabung hervor: „Durch den Einsatz neuester Webtechnologien bei der Entwicklung unserer Produkte haben Anwender viele Vorteile. Beispielsweise sind browserbasierte Anwendungen für Administratoren wesentlich leichter zu handhaben und können einfach, also ohne großen Aufwand bei der Konfiguration und Installation, in einer Organisation verteilt werden.“

Sehen Sie hier im Video, wie Smart Connect funktioniert!

Zu sehen ist DocuWare Smart Connect erstmals auf der CeBIT 2011 in Halle 3, Stand G20.

TOP-Vertrieb für DocuWare

Thu, 20 Jan 2011 00:00:00 +0000

Durch erstklassige CRM-, Dokumentenmanagement- und Workflow-Projekte quer durch alle Branchen hat die tutum GmbH den Wachstumskurs auch im Jahr 2010 erfolgreich fortgesetzt. Neue Kunden im gesamten Bundesgebiet wurden hinzugewonnen und auch in der Schweiz sowie in Luxembourg hat die Kompetenz der tutum GmbH überzeugt.

Das Ergebnis der erfolgreichen Arbeit schlägt sich nun im Erreichen der Riege der erfolgreichsten 20 DocuWare-Vertriebspartner der Region Deutschland, Österreich, Schweiz nieder.

Auch für das neue Jahr hat sich das Team wieder viel vorgenommen. So wird die tutum GmbH erstmals in der Firmengeschichte auf der CEBIT in Hannover vertreten sein und dort die neu entwickelte Schnittstelle von DocuWare zum cobra CRM-System vorstellen.

Bewerbermanagement in der Zeitarbeit

Wed, 15 Sep 2010 00:00:00 +0000

Bisher war die Abwicklung des Bewerbermanagements zeitaufwändig und von vielen manuellen Schritten gekennzeichnet. Vorallem durch die bundesweit verteilten Standorte kam es bis dato zu Zeitverzögerungen und Informationsverlusten. Zukünftig werden die dezentral eingegangenen Bewerbungen gescannt und anschliessend zentral verarbeitet.

Die in der Hauptverwaltung eingegangenen Bewerbungen - egal ob per Email, über das hauseigene Web-Portal oder Post - werden einem internen Workflow-Prozess zugeführt.

Der interne Bewerbermanagement-Prozess ist mehrstufig organisiert. Zuerst wird überprüft, ob es sich um eine SPAM-Bewerbung oder eine Dublette handelt und ob die eingegangenen Unterlagen vollständig sind; erst dann beginnen die zuständigen Disponenten mit der Qualifizierung der Bewerbungsunterlage.

Nach vollständigen Prüfung der Bewerberdaten erhält der Bewerber automatisiert ein Schreiben mit dem aktuellen Bearbeitungsstand und seiner Bewerbernummer.

In einem weiteren automatisierten Workflow-Prozess wird nun die gesamte Abwicklung vom Telefoninterview über das Bewerbungsgespräch bis hin zum Erstellen des Qualifikationsprofils durchgeführt.

Im nächsten Projektschritt ist die Abbildung des Mitarbeiter-Einstellungsverfahrens als Workflow geplant, mit dessen Hilfe alle für die Einstellung nötigen Unterlagen bereitgestellt und vorgelagerte Vorgänge abgearbeitet werden. Für die Einhaltung aller definierten Workflow-Regeln sorgen Eskalationsroutinen, welche die entsprechenden Teamleiter informieren.

Der Personaldienstleister ist nun in der Lage die Bewerber und neuen Mitarbeiter schneller an seine Kunden und Interessenten weiterzuvermitteln. Die internen Prozesse wurden verschlankt, erheblich beschleunigt und vollständig von Papier befreit.

Dokumenten-Management im Windows Explorer

Wed, 15 Sep 2010 00:00:00 +0000

Dokumente sind ein fester Bestandteil des Arbeitsalltags; sie müssen entsprechend schnell und einfach verfügbar sein. Bisher konnten DocuWare-Anwender über ihren Windows Client, den Web Client sowie aus integrierten Applikationen heraus auf im zentralen Dokumenten-Pool archivierte Daten und Dokumente zugreifen. Mit dem Windows Explorer Client bietet DMS-Spezialist DocuWare nun eine weitere Möglichkeit des Zugriffs, ohne dass Anwender des Dokumentenmanagement-Systems (DMS) ihre gewohnte Explorer-Umgebung verlassen müssen. Der intuitiv zu bedienende Client bietet dabei alle Funktionen, um Dokumente im Windows-Dateiverzeichnis zu verwalten, also zu archivieren, zu suchen und zu bearbeiten.

Sehr bedienerfreundlich
Nach der Installation des Windows Explorer Client weist das Microsoft-Dateiverzeichnis einen DocuWare-Ordner auf, unter dem sich die einzelnen Archive befinden. Kopiert oder verschiebt der Anwender ein Dokument in diesen Ordner, so wird es automatisch indexiert und archiviert. Auch Dateien, die bereits auf dem Server liegen, können ohne Aufwand in den zentralen Dokumenten-Pool übernommen werden. Selbst komplette Explorer-Verzeichnisse
lassen sich per Drap&Drop inklusive automatischer Verschlagwortung archivieren. Und ebenso einfach kann der Anwender über das Windows-Dateiverzeichnis auf in DocuWare abgelegte Dokumente zugreifen sowie einen Dokumenten-Viewer oder ein Anwendungsprogramm starten. Dateien suchen, öffnen und bearbeiten ist über den „Datei Öffnen“-Dialog problemlos möglich.

Durch die DocuWare-Integration in den Windows Explorer können über den „Speichern unter“-Dialog aus jeder beliebigen Windows-Applikation heraus Dokumente im Dokumenten-Pool abgelegt werden. Eine Verschlagwortung erfolgt wie im Explorer üblich über die Navigation in der Explorer-Struktur und falls gewünscht zusätzlich über eine Ablagemaske. Dabei stehen alle DocuWare-Funktionen wie Pflichtfelder und Auswahllisten zur Verfügung. Bestehende Indexdaten können über den Windows Explorer Client geändert werden.

Garantiert sicher
Da sich Anwender in einem virtuellen Laufwerk bewegen, sind alle Archiv- und Benutzerrechte wirksam. Und die über Windows Exporer Client archivierten Dokumente stehen Berechtigten wie gewohnt über alle DocuWare-Clients weltweit zur Verfügung.

cobra CRM+ Schnittstelle zu DocuWare

Wed, 04 Aug 2010 13:52:00 +0000

„Um einen kompletten Überblick über alle Vorgänge eines Kunden zu haben, möchten unsere Anwender alle Informationen zum Unternehmen innerhalb der cobra CRM-Lösung sofort im Zugriff haben. Dazu gehört natürlich auch die gesamte schriftliche Korrespondenz per Mail oder Brief. Über die neue Schnittstelle, welche zusammen mit der tutum GmbH entwickelt wurde, werden aus cobra erstellte Dokumente nun automatisch in DocuWare archiviert und müssen somit auch nicht mehr in Papierform aufbewahrt werden. Der Vorteil dieser Arbeitsweise liegt auf der Hand: Anwender unserer cobra Kundenmanagement-Software haben die Möglichkeit, mit dem Einsatz eines professionellen DMS-Systems Dokumente per Mausklick zu Hand zu haben, Abläufe zu optimieren und dadurch Zeit und Kosten für Papierablage, Ordner und Archivplatz zu reduzieren.“

Petra Bond

Marketingleitung
cobra – computer´s brainware

Jetzt live im Online-Video ansehen. Video ansehen

Digitale Bauakte bei Köhler-Bau in Trier

Thu, 22 Jul 2010 10:58:00 +0000

Die Köhler-Gruppe besteht aus einer Bau- und Entsorgungssparte mit Standorten in Luxemburg und Trier. Etwa 200 Belege pro Tag werden bei der Heinrich Köhler Baugesellschaft ab sofort revisionssicher in DocuWare archiviert.

Ziel des Projektes war es, die bis dato aufwändige Ablage der Dokumente in Papierform und zusätzlich in digitalen Ordnern auf dem Filesystem zu beschleunigen. Die zu scannenden Belege sind gleichermaßen Angebote, Aufmaße, Schriftverkehr und beispielsweise Subunternehmer-Rechnungen. Mit Hilfe von Texterkennungsfunktionen werden die Dokumente nach dem Scanvorgang zügig dem jeweligen Bauprojekt zugeordnet. Ab sofort kann jeder Nutzer auf die Unterlagen mit Hilfe des DocuWare-Webclients zugreifen und dazu muss DocuWare nicht einmal am Arbeitsplatz installiert sein!

Das bei Köhler-Bau für Kalkulation und Abrechnung eingesetzte Softwaresystem BRZ (Nürnberg) wurde außerdem integriert. Alle aus BRZ erstellten Dokumente wie z. B. Mengenermittlungen, Angebote, (Abschlags-)Rechnungen, Urkalkulationen, Schlussblätter und die Vergaben für Subunternehmer werden zukünftig nicht mehr für die eigene Papierablage ausgedruckt. Diese Dokumente werden zukünftig automatisch im Archiv gespeichert.

Im nächsten Projektschritt kommt die Entsorgungssparte der Köhler-Gruppe, nämlich Horsch Entsorgung, an die Reihe. Ein Highlight des anstehenden Projekts wird die beleglose Erfassung der Unterschrift des Anlieferers an der Waage sein. Mittels Unterschrift auf einem Touchpad wird die Entstehung von Papier von vornherein vermieden. Möglich macht dies die Integration von DocuWare in die Entsorger-Software CANDIS.OT von der GIPA mbH aus Berlin. GIPA und die tutum GmbH pflegen bereits langjährig eine Zusammenarbeit.

Mehr Info:

Heinrich Köhler Baugesellschaft

GIPA mbH

BRZ - Software für Bauunternehmen

CRM-expo - tutum GmbH ist Aussteller

Mon, 05 Jul 2010 08:04:00 +0000

Auf der diesjährigen CRM-expo in Nürnberg wird die tutum GmbH die neue Schnittstelle zum Dokumentenmanagement-System DocuWare vorstellen.

Alle aus cobra CRM PLUS / Adress PLUS erzeugten Dokumente, Serienbriefe oder Emails werden automatisch im revisionssicheren DocuWare-Archiv gespeichert. Somit entfällt die mühselige Ablage von ausgehenden Papierdokumenten.

Eingehende Dokumente können auf zwei Arten im CRM und gleichzeitig im digitalen Archiv abgelegt werden: Entweder mit Hilfe von Barcodes-Etiketten, welche aus dem CRM gedruckt werden, oder einfach per Drag & Drop.

Bei Interesse freuen wir uns über Ihren Besuch auf unserem Stand oder über Ihre Kontaktaufnahme!

www.crm-expo.com

http://www.tutum.biz/crm-plus.html

Wir stellen aus und freuen uns auf Ihren Besuch!

Stand F20 - cobra computer's brainware GmbH

DMS für Entsorgungsunternehmen

Thu, 06 May 2010 09:42:00 +0000

Entsorgungsunternehmen leiden traditionsgemäß unter einem enormen Papieraufkommen. Um dieses zumindest einzudämmen, wurde bereits vor 2 Jahren zwischen der tutum GmbH und der GIPA mbH aus Berlin eine Kooperation vereinbart. Im Rahmen der Zusammenarbeit wurde das Dokumentenmanagement-System DocuWare zur beleglosen Archivierung nahtlos in die Entsorger-Software CANDIS.OT integriert.

Anwender von CANDIS.OT können nun zukünftig auf die mühselige Papierablage von Massenbelegen wie z. B. Wiege- und Lieferscheine, sowie Ausgangsrechnungen verzichten. Die aufzubewahrenden Dokumente werden automatisch in einem revisionssicheren Archiv im PDF-Format gespeichert. Diese Vorgehensweise spart enorm Zeit und reduziert nebenbei die Druck und Papierkosten.

Eingehende Belege wie z. B. Fremdwiegescheine werden bei der Erfassung in CANDIS.OT mit einem schmalen Barcode-Etikett beklebt, welches das Dokument eindeutig dem Vorgang zuordnet. Das Etikett hat eine Größe von gerade mal 50x20mm und findet sogar auf einem Bon-Streifen Platz.

Mittels eines Dokumentenscanners werden im Anschluss die etikettierten Belege gescannt und dabei automatisch im Archiv in der Kundenakte gespeichert.

Ab sofort haben die CANDIS.OT Anwender per Mausklick Zugriff auf alle archivierten Dokumente die zum Vorgang gehören. Dank der Webtechnologie von DocuWare muss dafür nicht einmal eine Client-Software installiert werden.

cobra CRM+ Schnittstelle zu Orgamax

Wed, 21 Apr 2010 06:49:00 +0000

Die tutum GmbH hat eine Schnittstelle zwischen der Warenwirtschaftssoftware Orgamax der DELTRA Business-Software aus Detmold und dem CRM System CRM+ der cobra aus Konstanz entwickelt. Interessentendaten können nun einfach per Mausklick nach Orgamax übertragen werden. In Orgamax werden die Interessenten sofort als Kunden angelegt.

DocuWare in AÜOffice® integriert

Thu, 18 Mar 2010 00:00:00 +0000

Mit der Software AÜOffice® bietet prosoft Personaldienstleistern die Möglichkeit, nahezu alle Verwaltungstätigkeiten und betriebswirtschaftlichen Abläufe zu kontrollieren und somit deren Effizienz zu steigern. Derzeit sind über 800 Personaldienstleister in Deutschland, Österreich und der Schweiz prosoft-Kunden. Seit Gründung von proSoft basiert das kontinuierliche Wachstum auf dem einzigartigen Kundenservice und die stete, umfassende und schnelle Softwareanpassung von AÜOffice® an modernste Standards in der Personaldienstleisterbranche. Dieser Erfolg beruht vor allem auf dem motivierten Mitarbeiter-Team, das sich täglich mit Leidenschaft für proSoft engagiert.

Axel-Wilhelm Wegmann, Geschäftsführer:
Wir haben in Zusammenarbeit mit der tutum GmbH DocuWare nahtlos in die Oberflächen von AÜOffice® integriert. Dafür kam uns die Technologie des Webclients sehr entgegen. Die AÜOffice® -Anwender haben mit nur einem Mausklick Zugriff auf alle relevanten Kunden- und Personaldokumente. Unsere Kunden der Personaldienstleistungsbranche leisten dadurch einen besseren Service, verfügen über mehr nutzbare Zeit und ganz nebenbei schrumpfen auch die Papierarchive!

Benseler-Firmengruppe nutzt DocuWare

Tue, 02 Feb 2010 00:00:00 +0000

Seit Mitte 2003 archiviert TechnoColor, eine Tochtergesellschaft der Benseler-Firmengruppe, alle Belege im zentralen Dokumenten-Pool. Aufgrund der Zufriedenheit beim Automobilzulieferer wurde DocuWare sukzessive am Hauptsitz in Markgröningen und weiteren Standorten eingeführt. Ende 2005 ging der Workflow mit DocuWare live.

Die auf Oberflächen-, Beschichtungs- und Entgrattechnik spezialisierte Benseler-Firmengruppe setzt schon seit Jahren auf elektronische Archivierung. Ausschlaggebend für einen Wechsel auf die Dokumentenmanagement-Lösung DocuWare war letztendlich der Wunsch, das vorhandene Archivsystem um eine Workflow-Komponente zu erweitern. ITLeiter Frank Böhmerle: „Das Workflow-Modul zu unserer bisherigen Software entsprach jedoch nicht unseren Vorstellungen.“ Das Preis-Leistungs-Verhältnis von DocuWare überzeugte die IT-Verantwortlichen, und bei TechnoColor startete man vor zwei Jahren ein Pilotprojekt. Die guten Erfahrungen bei der Tochtergesellschaft waren ausschlaggebend für die Einführung an den fünf weiteren deutschen Standorten. Im letzten Schritt erfolgte die Installation in der Markgröningener Zentrale. Einige Standorte greifen über das Internet via VPN auf den zentralen Dokumenten-Pool am Hauptsitz zu.

Gelungenes Zusammenspiel
Die Art der Dokumente ist überall gleich: Ausgangsdokumente, etwa Auftragsbestätigungen, Rechnungen und Lieferscheine, werden via DocuWare-COLD-Schnittstelle aus dem ERPSystem B2 von Bäurer übernommen. Aus der Finanzbuchhaltung Varial generierte und dank DocuWare AUTOINDEX indexierte Dokumente gelangen über das TIFFMAKER-Interface automatisch ins elektronische Archiv. Alle Standorte sind mit Scannern vom Typ Fujitsu FI4120C2 ausgestattet. Eingangsdokumente wie Eingangsrechnungen und -post werden gescannt, unterschriebene Lieferscheine werden ebenso rückgescannt wie vom Mitarbeiter nach Fertigung unterzeichnete Produktionsaufträge. Rechnungen bekommen schon bei Eingang einen Workflow aufgesetzt, der ihre Freigabe und Verbuchung in Varial veranlasst. Der DocuWare CONTENT-FOLDER zeigt die verschiedenen Stati an. IT-Leiter Böhmerle: „Musste früher vor Verbuchung in der Finanzbuchhaltung ein Beleg noch mal in die Hand genommen werden, so erfolgt heute die komplette Rechnungseingangsbearbeitung automatisch. Unsere Arbeitsprozesse konnten dadurch deutlich verbessert werden und wir sparen Zeit und Geld.“ Seit Dezember 2005 ist der integrierte Workflow mit DocuWare an
allen Standorten live.

Email-Archiv in Outlook integriert

Thu, 28 Jan 2010 00:00:00 +0000

Dabei können auch beliebige Dateien im Anhang angezeigt, bearbeitet und sowohl im Original-Format als auch als PDF versandt werden. Anwender müssen dazu ihre gewohnte Microsoft-Umgebung nicht verlassen. Die E-Mail-Flut nimmt weiter zu; selbst geschäftsrelevante Informationen werden zunehmend elektronisch ausgetauscht. Umso wichtiger ist es, E-Mails mit dazugehörigen Dokumenten wie Papierunterlagen, Faxen, Bildern und Dateien zentral zu archivieren und auf Knopfdruck darauf zugreifen zu können.

Schon bisher konnte die elektronische Post sehr einfach aus Microsoft Outlook heraus direkt in DocuWare abgelegt werden – mit der neuesten Version des Dokumentenmanagement-Systems ist es zusätzlich möglich, über Outlook auf im zentralen Dokumenten-Pool archivierte E-Mails und Dokumente zuzugreifen. Anhänge in unterschiedlichen Formaten lassen sich problemlos in der Microsoft-Anwendung darstellen, bearbeiten und sowohl im Original-Format als auch als PDF versenden. Ebenso lassen sich DocuWare-Ergebnis- und Aufgabenlisten ins E-Mail-Programm einbinden. Der Anwender kann somit beispielsweise Fristen und zu bearbeitende Dokumente, etwa Rechnungen zur Freigabe, überwachen, ohne die Microsoft-Applikation verlassen zu müssen. Selbst definierte Suchmasken erleichtern dem Anwender die Arbeit zusätzlich.

Mit dieser neuen Funktionalität bietet die DocuWare AG ihren Anwendern ein weiteres Werkzeug, um Routineaufgaben weiter zu vereinfachen und vor allem Zeit und dadurch Geld zu sparen.

DocuWare AG auf der CeBIT 2010: Halle 3, Stand G20

ROI-Rechner für DMS

Tue, 19 Jan 2010 00:00:00 +0000

Mit einem neuen Tool der DocuWare AG können Interessenten online berechnen, was speziell ihr Unternehmen durch den Einsatz des Dokumentenmanagement-Systems DocuWare einsparen kann.

Gleichzeitig zeigt der ROI-Rechner auf, wie sich im einzelnen Fall durch Zeit- oder Platzeinsparungen die Kosten senken oder die Erträge steigern lassen.

Der Return on Investment (ROI) spielt bei einer Neuanschaffung eine entscheidende Rolle. Um diesen mit nur wenigen Klicks zu berechnen, hat die DocuWare AG einen ROI-Rechner entwickelt. Das Online-Tool ermittelt individuell für ein Unternehmen, wieviel Einspar- und Gewinnpotenzial der DMS-Einsatz bietet. Beispielsweise lässt sich genau berechnen, wieviel Zeit, Platz oder Kopierkosten durch DocuWare monatlich eingespart werden können.

Das Besondere an diesem Tool: Der Anwender erhält konkrete Vorschläge, wie mit eingesparter Zeit der Umsatz erhöht werden kann. Einsparungen durch eine höhere Liquidität oder höhere Skontoerträge lassen sich anhand
der Abteilung „Buchhaltung“ berechnen. Im „Einkauf“ zeigt der ROI-Rechner auf, wie DocuWare durch bessere Einkaufsbedingungen Ausgaben senkt, und im „Vertrieb“ wird dem Anwender genau die Summe ermittelt, um die sich sein Umsatz durch verbesserte Prozesse steigern lässt. DocuWare-Anwender, die ihr DMS auf andere Abteilungen ausweiten wollen, bekommen konkret aufgezeigt, wo weiteres Potential im Unternehmen vorhanden ist und wie sie es profitabel nutzen können. In jedem Fall lässt sich exakt kalkulieren, in welchem Zeitraum sich das DMS bei einem bestimmten Budget amortisiert.

Der ROI-Rechner kann unter www.roi-check.com/?ref=130540 aufgerufen werden. Verschiedene Berechnungen stehen zur Auswahl und Anwender erhalten dank intuitiver Bedienung mit nur wenig Aufwand Ergebnisse, die sich für ihr Unternehmen auszahlen.

DocuWare AG investiert 1 Mio. €

Tue, 12 Jan 2010 00:00:00 +0000

Insgesamt 1 Million Euro fließen bis Ende 2011 zusätzlich in die Entwicklung neuer Web-Technologien und -Anwendungen. Vorstand und Aufsichtsrat des DMS-Spezialisten haben in ihrer letzten Sitzung 2009 beschlossen, durch die Schaffung eines eigenen Bereichs den webbasierten Angeboten eine besondere Bedeutung zu verleihen. Um insgesamt 1 Million Euro erhöht das Unternehmen sein Innovationsbudget für dieses und das kommende Jahr. DocuWare-Vorstand Jürgen Biffar: „Der Browsertechnik gehört die Zukunft. Anwender, die unsere DocuWare-Lösungen auf eigenen Servern installieren, profitieren von der weiteren Vereinfachung der Administration ebenso wie die Nutzer unserer künftigen SaaS-Angebote. Um die gleiche oder eine noch bessere User-Experience als mit traditioneller Technologie zu erreichen und gleichzeitig neue Anwendungsgebiete zu erschließen, bedarf es weiterer Innovationen. Wir sind stolz darauf, gerade in einem wirtschaftlich schwierigen Umfeld unsere Innovationsausgaben nochmals deutlich auszuweiten. Dank unseres ungebrochenen wirtschaftlichen Erfolges ist uns das aus eigener Kraft möglich.“

DocuWare AG auf der CeBIT 2010: Halle 3, Stand G20

Insiders gewinnt Mittelstandspreis

Wed, 14 Oct 2009 00:00:00 +0000

2009 wurden in dem jährlich stattfindenden Wettbewerb bundesweit insgesamt 3.366 Unternehmen aller Größen, Branchen und Eigentumsformen für den Preis nominiert, davon aus der Wettbewerbsregion Rheinland-PfalzlSaarland 330 hervorragende mittelständische Unternehmen. Sechs dieser Unternehmen wurden als Finalisten, Insiders als Preisträger geehrt.

Insiders Technologies ist Spezialist für das Verstehen von Dokumenten: Uns geht es darum, Dokumentinhalte zu erschließen, zu organisieren und bedarfsgerecht bereitzustellen. Unter dem Motto „making documents work ...“ werden geschäftsprozessbezogene Inhalte aus Dokumenten extrahiert und klassifiziert. Die extrahierten Informationen werden in die Geschäftsprozesse integriert, um Einspar- und Rationalisierungspotentiale freizusetzen: Unsere Kunden sparen Zeit und Geld, die Qualität der Daten erhöht sich.

Die tutum GmbH vertreibt strategisch die Insiders-Lösungen der SmartFix Produktfamilie.

Notes-Integration für DocuWare

Thu, 08 Oct 2009 12:02:00 +0000

Die neue Version des Interfaces DocuWare CONNECT to Notes erweitert Notes/Domino-Systeme um komfortable Archivierungs- und Suchfunktionen. Alle Funktionen stehen dem Notes-Anwender ohne Eingriff in das Notes-Design zur Verfügung. Im PDF-Format archivierte Notes-Dokumente sind auch unabhängig von der Groupware recherchierbar.

DocuWare CONNECT to Notes ist ein Zusatzmodul zu DocuWare, das die nahtlose Verbindung zwischen dem Dokumentenmanagement-System und der Notes-Groupware ermöglicht. Notes/Domino-Anwender können Dokumente, bestehend aus Daten und dazugehörigem Design, direkt aus ihrem System heraus revisionssicher archivieren und anschließend recherchieren, ohne dabei ihre gewohnte Benutzeroberfläche verlassen zu müssen. Einmal abgelegte Dokumente lassen sich einfach in Geschäftsprozesse einbinden – diese werden dadurch deutlich schneller.

Kein Eingriff ins Design

Highlight der aktuellen Version ist, dass Notes-Anwendern über DocuWare CONNECT to Notes alle Archivierungs- und Suchfunktionen zur Verfügung stehen, ohne dass sie Änderungen im Notes-Design vornehmen müssen. Anwender benötigen somit keine Programmierkenntnisse, bestehende Design-Änderungen werden nicht beeinflusst und Updates lassen sich problemlos durchführen.

PDF-Konvertierung ohne Druckertreiber

Bei der Ablage im PDF-Format wird die Notes-Dokumentenstruktur unverändert beibehalten und die Qualität eines von DocuWare CONNECT to Notes generierten PDF-Dokuments ist oftmals besser als der direkte Ausdruck aus Notes heraus. Die PDF-Konvertierung erfordert keinen eigenen Druckertreiber und kann bei automatischer Archivierung auch auf dem Domino-Server erfolgen. Dadurch verbessern sich Druck und Archivierung sowie der Versand von Notes-Dokumenten an Nicht-Notes-User deutlich.

Konfiguration nach Wunsch

Die Integration von DocuWare in die Groupware kann unterschiedlich erfolgen. In der Profilkonfiguration lässt sich einstellen, ob die Ablage von Dokumenten manuell oder automatisiert erfolgen soll. Beim manuellen Modus stößt der Benutzer für jedes Notes-Dokument individuell die Archivierung an. Dies geschieht, indem er die Archiv-Option in der Notes-Maske anklickt. DocuWare führt die automatische Dokumentklassifikation durch und legt das Dokument, etwa eine E-Mail, in das entsprechend konfigurierte Archiv ab. Wahlweise lässt sich auch einstellen, dass nur das Attachment eines Notes-Dokuments archiviert wird. Werden zum Beispiel in der Außenstelle eines Unternehmens Unterlagen gescannt, vorindexiert und anschließend per E-Mail an die Zentrale geschickt, übernimmt DocuWare nur den Anhang und legt ihn vollautomatisch im zentralen Dokumenten-Pool ab. Die E-Mail kann im Notes-System bleiben. Archivierungsvorgänge können in bestimmten Zeitintervallen oder regelbasiert anhand beliebiger Kriterien wie Datum, Absender, Größe und Betreff ausgelöst werden. Die Archivierung erfolgt im Hintergrund ohne manuellen Eingriff des Benutzers.

Notes/Domino-Anwender erhalten mit DocuWare CONNECT to Notes eine modulare Lösung, um ihre Dokumente revisionssicher mit thematisch dazugehörigen Unterlagen wie Belegen, Briefen, Faxen, Zeichnungen und Dateien zentral zu archivieren. Ein weiterer positiver Effekt ist, dass durch Entlastung der Notes-Datenbank die Performance der Groupware gesteigert wird.

Bundesweite Seminartour

Fri, 18 Sep 2009 11:52:00 +0000

Personaldienstleister und Zeitarbeitsunternehmen leiden unter einem enormen Papieraufkommen in der Verwaltung.

Grund dafür ist - unter anderem - der ständig hohe Personalwechsel von rund 30% der Belegschaft pro Jahr. Es wiederholen sich vielfach pro Woche die immer gleichen papierbehafteten Ein- und Ausstellungsprozesse. Massenbelege wie Lohnabrechnungen oder Tätigkeitsnachweise lassen Archive aus allen Nähten platzen.

Um den Papierwust für Personaldienstleister zu reduzieren, bietet die tutum GmbH eine Digitale Personalakte und Digitale Kundenakte an, mit deren Hilfe sich Papierbelege revisonssicher speichern lassen.

Auf der deutschlandweiten Seminartour haben Personaldienstleister die Möglichkeit, sich unverbindlich über die rechtlichen Voraussetzungen, Projektablauf und Kosten zu informieren.

Es wird gesondert darauf eingegangen, welche Dokumente in der Personalverwaltung nach erfolgreicher Archivierung in der Digitalen Personalakte auch vernichtet werden können.

Die Seminartour macht in folgenden 9 Großstädten halt:

07.10.2009 - Frankfurt am Main
13.10.2009 - München
14.10.2009 - Berlin
16.10.2009 - Stuttgart
19.10.2009 - Nürnberg
22.10.2009 - Hannover
26.10.2009 - Hamburg
27.10.2009 - Erfurt
28.10.2009 - Köln

Bei Interesse nutzen Sie bitte unser Kontaktformular oder senden Sie eine Mail an service@tutum.biz

Wir freuen uns auf Ihre Teilnahme!

Erstes Projekt in der Schweiz

Wed, 16 Sep 2009 14:50:00 +0000

Die tutum GmbH hat einen weiteren positiven Entwicklungsschritt getan und das erste Projekt in der Schweiz gewonnen.

Ein öffentlicher Pflegedienst im Tessin hat sich dafür entschieden schon im September mit der Archivierung der Verordnungen zu beginnen. Die täglich ca. 100 eingehenden Verordnungen werden bis dato in hohem manuellen Aufwand zwischen Pflegedienst, Arzt (Verordner) und Krankenkasse auf dem Postweg hin- und hergeschickt.

Mit der digitalen Archivierung der Verordnungsbelege geht man nun den ersten Schritt in eine vollständig papierlose Abwicklung dieses Prozesses.

Nach erfolgreicher Implementierung der ersten Projektstufe ist der Ausbau auf weitere Standorte geplant, sodaß am Ende bis zu 40 Anwender auf die digitalen Dokumente inkl. der notwendigen Unterschriften Zugriff haben.

Digitale Akte für Personaldienstleister

Mon, 14 Sep 2009 07:54:00 +0000

tutum und proSoft vereinbaren strategische Partnerschaft

Die tutum GmbH mit Sitz in Nürnberg und die proSoft EDV-Lösungen GmbH & Co. KG aus Regensburg kooperieren. Gemeinsam bieten die beiden IT-Spezialisten eine digitale Akte an, die es Personaldienstleistern ermöglicht, innerhalb kürzester Zeit einen passenden Bewerber an die richtige Position zu vermitteln. Diese sparen dadurch Zeit und Kosten und können ihre Wettbewerbsfähigkeit deutlich stärken.

Personaldienstleistungsunternehmen (PDL) sind tagtäglich mit einem erheblichen Aufkommen an Papier konfrontiert: Es handelt sich dabei um Bewerbungen, Arbeitsverträge, Lohn- und Gehaltsbelege, Stundenzettel, Urlaubs- und Krankmeldungen sowie allgemeinen Schriftverkehr und Emails.

Die Verwaltungen der Personaldienstleister stehen dabei vor der schwierigen Aufgabe, den Überblick über alle Prozesse zu behalten und gleichzeitig den gesetzlichen Dokumentationspflichten gerecht zu werden. Hinzu kommt, dass gerade im zeitkritischen Bewerberprozess papierbasierte Abläufe viel zu langsam sind, um in möglichst kurzer Zeit einen aussichtsreichen Bewerber an die geeignete Stelle zu vermitteln. Papier verschlingt darüber hinaus eine Menge Platz.

Alle Bewerberinfos auf Knopfdruck

Die Kunden des Softwareherstellers für Personaldienstleister, der proSoft EDV-Lösungen GmbH & Co. KG aus Regensburg, bewältigen ab sofort die Herausforderungen der Papier- und Informationsflut durch die Einführung einer sogenannten ´Digitalen Personalakte´ beziehungsweise ´Digitalen Kundenakte´. Hierzu wurde eine strategische Zusammenarbeit mit der tutum GmbH mit Sitz in Nürnberg vereinbart, die sich auf die Einführung solcher Systeme spezialisiert hat.

Revisionssicher und platzsparend

Die proSoft-Anwender können durch den Einsatz der tutum-Lösung nahezu alle in der Verwaltung anfallenden Papierdokumente im revisionssicheren Archiv speichern. Auf die traditionelle Ablage in Papierform kann somit zukünftig weitgehend verzichtet werden. Selbsterstellte Dokumente, etwa Lohnabrechnungen, werden nicht mehr für die eigene Papierablage ausgedruckt, sondern landen direkt in der digitalen Personalakte. Papierberge verschwinden.

Um eingehende Papierdokumente möglichst schnell und komfortabel im digitalen Archiv abspeichern und bearbeiten zu können, hat proSoft zusammen mit tutum neue Funktionen zum Scannen, zur automatischen Ablage, zum Anzeigen und Weiterleiten in die Zeitarbeitssoftware AÜOffice® integriert.
Die im Archiv gespeicherten Personal- und Kundendokumente werden mittels der eingesetzten Webtechnologie des Archivsystems unternehmensweit - auch über Standortgrenzen hinweg - sofort angezeigt. Durch das ausgefeilte Zugriffsystem ist gewährleistet, dass nur der berechtigte Personenkreis Zugang auf die Dokumente hat.

Prozesse transparent gestalten

Die Vorteile der Zusammenarbeit für proSoft-Kunden liegen auf der Hand: Sofortiger Zugriff auf alle relevanten Kunden- und Mitarbeiterinformationen und somit weniger unnötige Suchzeit, transparente und schnellere Prozesse, zum Beispiel in der Bewerbervermittlung, reduzierte Kosten durch den Wegfall von Papierablage und Archivraum.

Individueller Nutzen durch DMS!

Wed, 02 Sep 2009 05:53:00 +0000

Seit heute online: DocuWare-Nutzenkonfigurator zum Ausprobieren

Mit einem neuen Tool der DocuWare AG können Interessenten online ermitteln, wie und warum sich der Einsatz des Dokumentenmanagement-Systems DocuWare für ihr eigenes Unternehmen lohnt. Der DocuWare-Nutzenkonfigurator zeigt im Internet individuelle Lösungen auf - zugeschnitten auf einzelne Abteilungen, typische Dokumente und Arbeitsabläufe. Nur wenige Klicks sind dazu erforderlich.

Gerade in wirtschaftlich schwierigen Zeiten suchen Unternehmen zunehmend nach Möglichkeiten, Kosten zu senken und die Effizienz zu steigern. Anbieter von Dokumentenmanagement-Systemen werben mit diesen starken, aber abstrakten Argumenten. Welche Vorteile eine Dokumentenmanagement-Lösung mit DocuWare dem eigenen Unternehmen tatsächlich bringt, ermittelt ab sofort ein innovatives Online-Tool des DMS-Spezialisten mit nur wenigen unkomplizierten Klicks. Anwender erhalten im Internet eine auf ihre spezifischen Anforderungen zugeschnittene, individuelle Lösung. Die Bedienung des Tools ist ganz einfach: Der Anwender wählt aus zwischen einem Einsteiger- und Profi-Modus und wird dann Schritt für Schritt weitergeleitet. Eine Konfiguration lässt sich speichern und als PDF-Report drucken. Das Online-Tool kann aufgerufen werden unter www.nutzenkonfigurator.de

Ingentis setzt DocuWare...

Wed, 02 Sep 2009 05:52:00 +0000

Die Ingentis GmbH ist Anbieter für Software zur Organigramm-Erstellung und für Assessment-Center.

Um den eigenen Vertriebsprozess besser im Blick zu haben, hat sich die Geschäftsleitung der Ingentis GmbH nun nach eingehender Prüfung mehrer Anbieter für das System DocuWare, vom Integrator der tutum GmbH, entscheiden.

Ausschlaggebend für diese Entscheidung war die komfortable Integrierbarkeit von DocuWare mittels der neuen DocuWare-Web-Technologie, durch die die nahtlose Verbindung mit dem eigenentwickelten CRM System möglich wurde.

Mehr als 20 Anwender werden nun tagtäglich bei Ihrer Projekt- und Vertriebsarbeit vom schnellen Zugriff auf alle relevanten Informationen aus Email und Schriftverkehr profitieren.

Herzlich Willkommen: Molkerei Andechser

Wed, 02 Sep 2009 05:51:00 +0000

Viele Verbraucher kennen die Molkerei Andechs vom morgentlichen Frühstückstisch.

Im schönen Alpenvorland fertigt die mittelständische Molkerei eine breite Vielfalt an Milchprodukten wie Käse, Butter und Jogurts.

Die Molkerei Andechs legt großen Wert auf die verwendeten Zutaten und ist außerdem besonders sorgfältig bei der Auswahl der verwendeten Rohstoffe und Zutaten.

Die gleiche Sorgfalt lässt die Molkerei Andechs natürlich bei der Auswahl der Lieferanten gelten! Deshalb entschied man sich nach einer mehrwöchigen Testphase für eine Inputmanagement-Lösung zur automatisierten Erfassung von Rechnungsbelegen von der tutum GmbH.

Mehrere hundert Eingangsrechnungen mit vielen tausend Blatt pro Woche werden über einen Hochleistungsscanner erfasst und mittels einer Bildverbesserungssoftware grafisch aufbereitet. Im Anschluss daran erfolgt eine Indexierung mittels Barcodes, bevor die Dokumente im revisionssicheren Archiv abgespeichert werden.

iGZ-Landeskongress Bayern

Sat, 28 Mar 2009 07:56:00 +0000

Unter dem Motto ´ZEITarbeit - ZEITgemäß gestalten´ veranstaltet der iGZ dieses Jahr seinen Landeskongress in Bayern. Bayern ist nach NRW das Bundesland mit den meisten Zeitarbeitsbetrieben und rund 135.000 Beschäftigte arbeiten bei bayerischen Personaldienstleistern - Grund genug, das Bundesland in den Fokus zu stellen.

Der Landeskongress findet am 30. April 2009 ab 10.00 Uhr im Nürnberger easyCredit-Stadion statt.

Die tutum GmbH wird den Personaldienstleistern die Digitale Personalakte vorstellen.

Vortrag - Digitales Dokumentenmanagement

Wed, 25 Mar 2009 07:55:00 +0000

Erleichterung im Büroalltag

Am 27.3.2009 findet der 18. Kongress vom Bundesverband Business Center e. V. in München statt.

Florian Körber wird dort einen Fachvortrag vor den Geschäftsleitern der bundesweit organisierten Business Center zum Thema Dokumentenmanagement halten.

Im Vortrag wird aufgezeigt, wie die Verwaltungen die tagtägliche Arbeit mit Papier, Emails und Schriftdokumenten schneller und besser erledigt werden kann.

Der Vortrag wird durch eine Ausstellung begleitet, in welcher der tutum-Partner Fischer Bürosysteme die Interaktion eines Multifunktionsgeräts (Scanner, Drucker, Kopierer) mit DocuWare demonstriert.

Nahtlose DocuWare-Integration in SharePoint

Thu, 26 Feb 2009 07:52:00 +0000

DocuWare CONNECT to SharePoint bietet Anwendern die Möglichkeit, ihr Microsoft-Unternehmensportal um fehlende Dokumenten-Management-Funktionalität zu erweitern. Sie können aus dem Microsoft Office SharePoint Server direkt auf Archive zugreifen; alle Zugriffs-,
Recherche- und Ablage- sowie die Workflow-Funktionen von DocuWare stehen ihnen dabei zur Verfügung. Die neu entwickelte Schnittstelle wird auf der CeBIT 2009 erstmals der Öffentlichkeit präsentiert.

Die Voraussetzung für den Erfolg eines Unternehmensportals ist die einfache Erschließung großer Dokumenten- und Informationsmengen zu jeder Zeit und von jedem Ort aus. Um die Leistungsfähigkeit eines Portals stabil zu halten, empfiehlt es sich jedoch, große Datenmengen auszulagern.

Portal und DMS verschmelzen
Das komplett neu entwickelte Zusatzmodul DocuWare CONNECT to SharePoint ermöglicht die nahtlose Integration des Dokumentenmanagement-Systems (DMS) DocuWare in Microsoft Office SharePoint Server (MOSS). Die revisionssichere Langzeitarchivierung von Unternehmensdaten ist ebenso gewährleistet wie eine lückenlose und übersichtliche Dokumentation.

Gesetzliche Aufbewahrungsfristen und Datenschutzbestimmungen lassen sich
problemlos einhalten und Sicherheitsmaßnahmen werden gewahrt. Im zentralen Dokumenten-Pool archivierte Daten stehen MOSS-Anwendern auf Knopfdruck zur Verfügung; ebenso einfach lassen sich Dokumente über die Portal-Lösung ablegen, recherchieren und
verwalten.

Zwei Möglichkeiten bieten sich an, Microsoft Office SharePoint Server und DocuWare miteinander zu verbinden. Auf der einen Seite lässt sich DocuWare über Web Parts als ´Solution´ in das Portal integrieren und MOSS-Anwender können über den Web Client auf 2 DocuWare-Archive zugreifen. Das auf Microsoft-Standards basierende Zusatzmodul DocuWare CONNECT to SharePoint integriert zusätzlich die DocuWare-Anwendung als ´Records Center´ in den SharePoint. Dokumente, die zunächst innerhalb des SharePoint Servers verwaltet wurden, lassen sich dadurch im Originalformat sowohl manuell als auch automatisch anhand definierter Regeln archivieren. Die Ordnungskriterien des SharePoint Servers werden dabei vom DocuWare-Archiv übernommen.

Archivzugriff mit Single-Sign-On
Ein großer Vorteil ist die Single-Sign-On-Unterstützung des DocuWare-Moduls. Nachdem der Anwender sich erfolgreich ins Portal eingeloggt hat, kann er ohne weitere Anmeldung über die leistungsfähigen DocuWare-Recherchefunktionen auf alle Archive zugreifen. Die Web Parts des DocuWare Web Clients werden dazu nahtlos in die SharePoint-Oberfläche integriert. Dadurch stehen dem Anwender auch alle Workflow-Funktionen des DocuWare Web Clients, beispielsweise Stempel und Markup, zur Verfügung. Zusätzlich werden die DocuWare-Archive in die allgemeine Suche (´Enterprise Search´) des SharePoint Servers einbezogen: Gibt der Benutzer im SharePoint-Portal einen beliebigen Suchbegriff ein, zeigt ihm SharePoint als Ergebnis nicht nur seine eigenen Dateien, sondern listet auch alle Dokumente aus den DocuWare-Archiven mit den entsprechenden Begriffen auf. Die DocuWare-Archive müssen dazu nicht erneut vom SharePoint indexiert werden und die detaillierten Zugriffsrechte in DocuWare werden vollständig berücksichtigt.

DocuWare-Vorstand Jürgen Biffar hebt die Vorteile des neuen Zusatzmoduls hervor: ´Mit DocuWare CONNECT to SharePoint bieten wir Anwendern die Möglichkeit, die SharePoint-Dokumentenverwaltung um eine revisionssichere Langzeitarchivierung zu erweitern und gleichzeitig die umfangreichen DocuWare-Funktionen direkt in das Portal zu integrieren. Wir nutzen dabei ausschließlich die offiziell von Microsoft unterstützten Schnittstellen und gewährleisten unseren Anwendern damit hundertprozentige Zukunftssicherheit.´

Nutzenkonfigurator zum Ausprobieren

Thu, 19 Feb 2009 11:54:00 +0000

Mit einem neuen Tool der DocuWare AG können Interessenten online ermitteln, wie und warum sich der Einsatz des Dokumentenmanagement-Systems DocuWare für ihr eigenes Unternehmen lohnt. Der DocuWare- Nutzenkonfigurator zeigt im Internet individuelle Lösungen auf – zugeschnitten auf einzelne Abteilungen, typische Dokumente und Arbeitsabläufe. Nur wenige Klicks sind dazu erforderlich.

Gerade in wirtschaftlich schwierigen Zeiten suchen Unternehmen zunehmend nach Möglichkeiten, Kosten zu senken und die Effizienz zu steigern. Anbieter von Dokumentenmanagement-Systemen werben mit diesen starken, aber abstrakten Argumenten. Welche Vorteile eine Dokumentenmanagement-Lösung mit DocuWare dem eigenen Unternehmen tatsächlich bringt, ermittelt ab dem 19.2.2009 ein innovatives Online-Tool des DMS-Spezialisten mit nur wenigen unkomplizierten Klicks. Anwender erhalten im Internet eine auf ihre spezifischen Anforderungen zugeschnittene, individuelle Lösung. Die Bedienung des Tools ist ganz einfach: Der Anwender wählt aus zwischen einem Einsteiger- und Profi-Modus und wird dann Schritt für Schritt weitergeleitet. Eine Konfiguration lässt sich speichern und als PDF-Report drucken. Das Online-Tool kann aufgerufen werden unter www.nutzenkonfigurator.de

Herzlich Willkommen: Lech-Stahlwerke

Thu, 02 Oct 2008 05:48:00 +0000

Wir heissen die Lech-Stahlwerke (LSW) als neuen Kunden der tutum GmbH herzlich willkommen!

Das Stahlwerk mit Sitz in Meitingen bei Augsburg gehört zur Max Aicher-Gruppe und hat eine Belegschaft von über 750 Mitarbeitern. Der Umsatz der LSW betrug im Jahr 2007 mehr als 600 Mio. Euro.

Die Lech-Stahlwerke setzen DocuWare zur revisionssicheren Archivierung von kaufmännischen Dokumenten sowie zur Dokumentation der Betriebsdaten ein. Hierbei werden beispielsweise die Qualitätszeugnissse des produzierten Stahls in DocuWare verwaltet.

Mehr Informationen zu LSW finden Sie hier:
www.lech-stahlwerke.de

Herzlich willkommen N + F Bau GmbH!

Thu, 02 Oct 2008 05:44:00 +0000

Die Bauträgergesellschaft im Münchner Osten hat sich dafür entschieden zukünftig die gesamte Eingangspost digital in DocuWare zu archivieren.

Tagtäglich werden die gesamten ein- und ausgehenden Dokumente bestehend aus Begehungs- oder Abnahmeprotokollen, Schriftverkehr, Rechnungen, Faxen, und Emails sowie Fotos in DocuWare archiviert. Der vorhandene Netzwerkkopierer mit Scanfunktion konnte dafür integriert werden.

Mehr Komfort beim Workflow

Tue, 02 Sep 2008 05:47:00 +0000

Neu zur DMS EXPO: DocuWare Web Client mit erweiteter Funktionalität

Germering, den 25. Juli 2008 Mit der neuesten Version des DocuWare Web Clients lassen sich Dokumenten-Workflows via Internet noch einfacher gestalten. Direkt auf Dokumenten vorgenommene Markierungen und Anmerkungen sowie dynamische Links beschleunigen Geschäftsprozesse.

Der DocuWare Web Client ermöglicht Anwendern webbasiertes Dokumenten-Management ohne Client-Installation, beispielsweise die Anzeige beliebiger Dateiformate im Browser oder die standortunabhängige Steuerung von Workflows mit elektronischen Stempeln. Höchste Benutzerfreundlichkeit bieten dabei die Web-2.0-Technologien der DocuWare-Standardkomponente. Der DocuWare Web Client wurde auf der CeBIT 2008 der Öffentlichkeit vorgestellt; seine Markteinführung im zweiten Quartal 2008 war ein voller Erfolg. Auf der diesjährigen DMS EXPO steht nun der Web Client mit erweiterter Funktionalität im Mittelpunkt des DocuWare-Messeauftritts (Stand A041/B040).

Einfach kommentieren
Zu den Neuerungen gehört die Möglichkeit, Markierungen und Anmerkungen direkt auf einem Dokument vornehmen zu können. Dokumente in DocuWare lassen sich dadurch so einfach wie auf Papier kommentieren. Auch die aus dem Windows-Client gewohnten Zeichen-Werkzeuge wie Linien, Kreise, Textmarker und Text schreiben lassen sich über das Internet nutzen. Selbstverständlich können für die einzelnen Elemente verschiedene Farben und weitere Eigenschaften wie Linienstärke ausgewählt werden.

Verlinken via Web
Ein dynamischer Link ermöglicht es, aus der Dokumentanzeige heraus mit nur einem Mausklick eine Liste logisch zugehöriger Dokumente anzuzeigen, etwa die zu einer Eingangsrechnung gehörigen Lieferscheine oder die neueste Korrespondenz mit einem Lieferanten. Die zugehörigen Dokumente werden in einem zusätzlichen Browserfenster angezeigt alle Funktionen wie Stempel und Markierungen stehen zur Verfügung. Gerade für die Freigabe von Rechnungen ist diese komfortable Funktion sehr hilfreich.
DocuWare-Vorstand Jürgen Biffar sieht die Zukunft im webbasierten Dokumenten-Management: Mittelfristig wird der Web Client den Windows Client ersetzen. Dank installations- und wartungsfreiem Einsatz unserer Lösung sowie Standortunabhängigkeit lassen sich zusätzlich viel Zeit und dadurch Kosten sparen.

tutum verwendet die qualifizierte...

Tue, 02 Sep 2008 05:45:00 +0000

Die tutum GmbH ist permanent bestrebt ihren Kunden möglichst hohe Sicherheit in allen Belangen zu bieten.

Wir nehmen hierbei auch den Schutz der Kommunikation mit unseren Kunden und Lieferanten ernst und haben mit dem heutigen Tage ein System zur Email-Signierung und -Verschlüsselung eingeführt.

Gerne informieren wir Ihr Unternehmen über die Notwendigkeit und die Möglichkeiten zur Emailsignatur.

Schnelle Reaktion auf Kundenwünsche

Fri, 07 Feb 2003 17:25:00 +0000

Täglich werden in der Saison bis zu 400 Lkw-Ladungen im Wiegehaus der Regensburger Walhalla Kalk GmbH & Co. KG abgefertigt. Die dabei anfallenden Belege werden seit Mitte 2002 mit dem Dokumenten-Management- System (DMS) „Docuware“ archiviert.

Schon seit Mitte des 19. Jahrhunderts wird am Fuße des Keilbergs bei Regensburg Kalkstein abgebaut. Heute erzielt die Walhalla Kalk GmbH & Co. KG mit 130 Mitarbeitern einen Umsatz von rund 20 Millionen Euro mit Herstellung und Vertrieb von Kalkprodukten. Rund 110 000 Belege fallen dabei jährlich an. Durch deren elektronische Ablage und den Zugriff direkt am Arbeitsplatz sparen sich die Kalkwerk-Mitarbeiter zeitraubende Suchaktionen - vor allem bei den 60 000 Lieferscheinen im Jahr.

Bis Mitte 2002 wurden die Durchschläge der Lieferscheine in Papierform archiviert. „Auslöser für unsere Suche nach einem Dokumenten-Management-System waren die Unmengen von Lieferscheinen und dazu die vielen Rückfragen unserer Kunden“, berichtet Ludwig Holzer, langjähriger EDV-Leiter von Walhalla Kalk. So waren die Mitarbeiter im Versandbüro einen Großteil ihrer Arbeitszeit damit beschäftigt, bei telefonischen Anfragen der Kunden in Aktenordnern nach Lieferschein-Durchschlägen zu suchen, diese wegen ihrer schlechten Lesbarkeit hochzukopieren und sie anschließend an den Kunden zu faxen. „Diese Anfragen kommen zigmal am Tag, und dabei sollten die Mitarbeiter eigentlich die Kunden am Schalter betreuen“, beschreibt Holzer die Problematik. „Natürlich waren auch Platzgründe entscheidend, denn die Lieferscheine des laufenden Jahres müssen immer parat sein.“ Hinzu kamen die gesetzlichen Änderungen für Prüfungen durch das Finanzamt, und so wurde als eine erste Projektstufe die Einführung der elektronischen Archivierung von Lieferscheinen und Ausgangsrechnungen beschlossen. Das Projektteam - Ludwig Holzer und zwei Anwender aus den betroffenen Fachabteilungen - nahm fünf verschiedene Softwarelösungen in die engere Auswahl. Zuletzt überzeugte Docuware den erfahrenen EDV-Leiter: „Die entscheidenden Auswahlkriterien waren letztendlich die Übersichtlichkeit der Masken und das einfache Handling der Software.“

Zugriff auf Belege vereinfacht
Nach Vertragsabschluss wurden dann im Frühjahr 2002 die Arbeitsabläufe in den betroffenen Abteilungen genau analysiert. Auch einzelne Wünsche der Mitarbeiter wurden berücksichtigt. Holzer lobt besonders die individuelle Anpassung an die speziellen Bedürfnisse des Unternehmens: „Auf Wunsch der Mitarbeiter wurden auch noch zusätzliche Indizes aufgenommen, beispielsweise die Kfz-Nummer der Lkws.“

Ende Juli 2002 wurde das Docuware- System auf einem Windows-NT-Server und den Arbeitsplätzen im Versandbüro installiert. Die betroffenen Mitarbeiter wurden durch Inhouse-Schulungen mit dem System vertraut gemacht. Die Dokumente in der Versandabteilung werden heute zum Teil über Scanner erfasst, zum Teil aber auch mit dem Zusatzmodul COLD/Read automatisch archiviert. Dabei werden die Spool-Daten, die beim Druck der Belege entstehen, importiert und ins Archiv überstellt. Mit dem neuen System kann im Versandbüro jeder Mitarbeiter an seinem Arbeitsplatz jederzeit auf die Belege zugreifen, zeitraubende Suchaktionen sind passé. „Wir können auf die Wünsche unserer Kunden sehr viel schneller reagieren, gleichzeitig ist die Arbeitserleichterung enorm. Die Einsparung von Papier und Lagerraum ist ein zusätzlicher finanzieller Vorteil.“

Nach diesen ersten positiven Erfahrungen entschloss man sich, das Dokumenten-Management- System unternehmensweit einzusetzen. Inzwischen greifen neben dem Versandbüro und der Finanzbuchhaltung auch Kostenrechnung, Bestellwesen und Verkauf, Personalabteilung und die Geschäftsführung direkt auf Daten und Belege zu. Insgesamt sind derzeit 15 Docuware- Lizenzen im Einsatz. Die Investitionen in Hard- und Software betrugen insgesamt 45 000 Euro, Holzer rechnet mit einer Amortisationszeit von weniger als zwei Jahren.