Standortübergreifende Rechnungsprüfung

Herausforderung

Gesucht wurde ein Werkzeug zur Sicherstellung des Transports von Eingangsrechnungen in einem metallverarbeitenden Unternehmen mit mehreren Standorten in der Bundesrepublik. Die Dokumente sollten in möglichst kurzer Zeit in den richtigen Abteilungen zugestellt und von den Angestellten zügig bearbeitet werden können. Dabei wollte man dennoch eine Übersicht über alle aktuellen Vorgänge haben. Ein zentrales Rechnungseingangsbuch sollte für Transparenz sorgen.

Umsetzung

In der ersten Stufe wurde ein standortübergreifendes Archivsystem auf Basis von DocuWare eingerichtet. Täglich werden ca. 160 Eingangsrechnungen zentral eingescannt, manuell verschlagwortet und sind an allen Standorten zur Recherche verfügbar.

In der zweiten Stufe wurden gemeinsam mit dem Rechnungswesen und den Fachabteilungen die Prozesse der fachlichen Rechnungsprüfung erörtert. Im vorhandenen Intranet wurde JobRouter installiert und die Verbindung zum Archiv hergestellt. Wenige Tage später wurden die entwickelten JobRouter-Workflows installiert. Das Archivsystem startet nun automatisch für jede Eingangsrechnung einen Vorgang, der standortübergreifend die fachliche Prüfung steuert und sicherstellt.

Nutzerperspektive für Mitarbeiter

Für den Mitarbeiter bedeutet die fachliche Prüfung nun wenige Mausklicks. Mit direktem Zugriff in das Archiv kann der Originalbeleg in der JobRouter-Maske einfach bearbeitet werden, indem die Kontierung und der gewünschte Status sofort ausgewählt werden. Falls notwendig, kann die Aufgabe mit wenigen Klicks an andere Personen weitergeleitet werden.

Nutzerperspektive für Führungskräfte

Für die zentrale Buchhaltung entfallen nun die zeitraubenden Vorgänge wie die Wiedervorlage von herausgegebenen Belegen sowie das lästige Kopieren der Originale. Durch automatische Erinnerungsmails wird jeder einzelne Mitarbeiter an die Prüfungsaufgabe erinnert.

Mit JobRouter konnten nicht nur die Durchlaufzeiten drastisch verkürzt werden, auch das sichere Einhalten von Skontofristen ist somit gewährt.

Nutzerperspektive für Prozessverantwortliche

Das zentrale Rechungseingangsbuch gibt jederzeit einen aktuellen Überblick über alle offenstehenden Rechnungen. Der Prozessverantwortliche hat somit die totale Transparenz über alle Zahlungsverpflichtungen. Die hohe Prozesssicherheit stellt sicher, dass keine Belege verloren gehen. Zugleich entfällt das aufwendige Suchen nach Belegen.

Das Ergebnis

Das Projekt war innerhalb kürzester Zeit realisiert und im Echtbetrieb eingeführt. Die gesamte Projektlaufzeit lag bei etwa einem Monat. Durch die einfache Bedienung von JobRouter war kein großer Schulungsaufwand notwendig. Die Internettechnologie von JobRouter machte keine Installationen nötig, somit war der Operating-Aufwand praktisch gleich Null. Der Erfolg wird anhand der deutlich schnelleren Durchlaufzeit von durchschnittlich 1,9 Tagen je Rechnung sichtbar. 60 Prozent der Rechungsprüfungen kommen noch am gleichen Tag erledigt in die Buchhaltung zurück. Personal konnte an dieser Stelle eingespart und in anderen Aufgabengebieten eingesetzt werden.