Emailarchivierung
- Überblick
- Outlook-Integration Email-Archiv mit DocuWare
- Anwenderbericht Techno Color
- Gesetzliche Grundlagen / Leitfäden
Überblick
Seit dem 1.1.2007 ist die Email dem klassischen Geschäftsbrief gleichgestellt.
Diese Gesetzesänderung hat für die Unternehmen in der Bundesrepublik erhebliche Auswirkungen im Bezug auf die ordnungsgemäße Speicherung der geschäftsrelevanten Emails; denn nun sind die Emails genauso zu archivieren wie herkömmliche Geschäftsbriefe auch.
Grundsätzlich gibt es zwei unterschiedliche Herangehensweisen zur Archivierung von Emails:
- Zentrale Archivierung direkt am Server
- Dezentrale Archivierung durch den Mitarbeiter am Arbeitsplatz
Beide Methoden haben für Ihr Unternehmen sowohl Vor- als auch Nachteile:
So ist beispielsweise die zentrale Archivierung (direkt am Emailserver) mit keinerlei Aufwand für die Mitarbeiter verbunden, zieht aber datenschutzrechtliche Aspekte nach sich, da die Archivierung der privaten Emails nicht verhindert werden kann.
Dagegen birgt die dezentrale Archivierung die Gefahr, dass geschäftsrelevante Emails von den Mitarbeitern nicht als solche erkannt werden und eine revisionssichere Archivierung unterbleibt.
Die tutum GmbH berät Sie gerne bei der Auswahl eines für Ihr Unternehmen passenden Emailarchivierungssystems (egal ob Outlook/Exchange, Notes oder Tobit).
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Outlook-Integration Email-Archiv mit DocuWare
Dabei können auch beliebige Dateien im Anhang angezeigt, bearbeitet und sowohl im Original-Format als auch als PDF versandt werden. Anwender müssen dazu ihre gewohnte Microsoft-Umgebung nicht verlassen. Die E-Mail-Flut nimmt weiter zu; selbst geschäftsrelevante Informationen werden zunehmend elektronisch ausgetauscht. Umso wichtiger ist es, E-Mails mit dazugehörigen Dokumenten wie Papierunterlagen, Faxen, Bildern und Dateien zentral zu archivieren und auf Knopfdruck darauf zugreifen zu können.
Schon bisher konnte die
elektronische Post sehr einfach aus Microsoft Outlook heraus direkt in
DocuWare abgelegt werden – mit der neuesten Version des
Dokumentenmanagement-Systems ist es zusätzlich möglich, über Outlook
auf im zentralen Dokumenten-Pool archivierte E-Mails und Dokumente
zuzugreifen. Anhänge in unterschiedlichen Formaten lassen sich
problemlos in der Microsoft-Anwendung darstellen, bearbeiten und sowohl
im Original-Format als auch als PDF versenden. Ebenso lassen sich
DocuWare-Ergebnis- und Aufgabenlisten ins E-Mail-Programm einbinden.
Der Anwender kann somit beispielsweise Fristen und zu bearbeitende
Dokumente, etwa Rechnungen zur Freigabe, überwachen, ohne die
Microsoft-Applikation verlassen zu müssen. Selbst definierte Suchmasken
erleichtern dem Anwender die Arbeit zusätzlich.
Mit dieser neuen Funktionalität bietet die DocuWare AG ihren Anwendern ein weiteres Werkzeug, um Routineaufgaben weiter zu vereinfachen und vor allem Zeit und dadurch Geld zu sparen.
Screenshot Outlook-Integration
Techno Color reduziert Emailflut
Lesen Sie hier wie unser Kunde Techno Color in Bogen bei Straubing die Emailflut in den Griff bekommen hat:
Gesetzliche Grundlagen / Leitfäden
Alle Informationen bzgl. der gesetzlichen Grundlagen finden Sie hier:
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tutum [lat.] = Sicherer Ort
Die tutum GmbH ist Ihr kompetenter Ansprechpartner in allen Fragen der
revisionssicheren Archivierung, Dokumenten-Management und Workflow.