Problem

Der Entscheidungsprozess über die Einstellung eines neuen Professors an der Berufsakademie dauert sehr lange und unterliegt strengen gesetzlichen Auflagen. Dieser Prozess findet abteilungsübergreifend statt und wird in mehreren Schritten abgehandelt. Um rechtlich auf der sicheren Seite zu sein, sollen alle Prozesse und Vorgänge durch die entsprechenden Abteilungen geprüft werden und anschließend nachverfolgt werden können.

 

Lösung

Im JobRouter wurden drei separate Prozesse erstellt, welche die einzelnen Workflows beinhalten:

 

1. Prozess: Stellenausschreibung

Wenn eine neue Professorenstelle geschaffen oder eine bestehende Stelle neu besetzt werden soll, wird der Vorgang Stellenausschreibung in JobRouter angestoßen. Anschließend wird eine Stellenanzeige definiert, welche nach der erfolgreichen Prüfung durch den Stellvertretenden Verwaltungsdirektor und den Direktor zur Freigabe an die Öffentlichkeitsarbeit weiterleitet. Danach wird der Initiator und die Personalverwaltung informiert, sowie der Workflow „Kommission“ angestoßen.

 

2. Prozess: Kommissionsbildung

Dieser Prozess dient dazu, die Mitglieder der Kommission zu definieren und anschließend deren Zustimmung einzuholen. Der Prozess wird solange wiederholt, bis die Kommission feststeht, anschließend wird die Personalabteilung über die Kommission in Kenntnis gesetzt und der letzte Workflow „Bewerber“ wird angestoßen.

 

3. Prozess: Bewerberauswahl

Im letzten Workflow werden zuerst alle Bewerber gesammelt, bis die Bewerbungsfrist verstrichen ist. Nach einer vorläufigen Bewerberauswahl und der Prüfungen wird der Vorgang im Prozess weiter durchgereicht, bis am Ende der neue Professor feststeht.

In den einzelnen Schritten sind Visual Basic-Scripts eingebunden. Diese sind den Sachbearbeitern beim Erstellen der ausgehenden Dokumente behilflich. Die Scripts erstellen fast alle Dokumente automatisch, somit müssen nur noch wenige Dokumente manuell ergänzt werden.