07.02.2003 17:25 von Florian Körber

Täglich werden in der Saison bis zu 400 Lkw-Ladungen im Wiegehaus der Regensburger Walhalla Kalk GmbH & Co. KG abgefertigt. Die dabei anfallenden Belege werden seit Mitte 2002 mit dem Dokumenten-Management- System (DMS) „Docuware“ archiviert.

Schon seit Mitte des 19. Jahrhunderts wird am Fuße des Keilbergs bei Regensburg Kalkstein abgebaut. Heute erzielt die Walhalla Kalk GmbH & Co. KG mit 130 Mitarbeitern einen Umsatz von rund 20 Millionen Euro mit Herstellung und Vertrieb von Kalkprodukten. Rund 110 000 Belege fallen dabei jährlich an. Durch deren elektronische Ablage und den Zugriff direkt am Arbeitsplatz sparen sich die Kalkwerk-Mitarbeiter zeitraubende Suchaktionen - vor allem bei  den 60 000 Lieferscheinen im Jahr.

Bis Mitte 2002 wurden die Durchschläge der Lieferscheine in Papierform archiviert. „Auslöser für unsere Suche nach einem Dokumenten-Management-System waren die Unmengen von Lieferscheinen und dazu die vielen Rückfragen unserer Kunden“, berichtet Ludwig Holzer, langjähriger EDV-Leiter von Walhalla Kalk. So waren die Mitarbeiter im Versandbüro einen Großteil ihrer Arbeitszeit damit beschäftigt, bei telefonischen Anfragen der Kunden in  Aktenordnern nach Lieferschein-Durchschlägen zu suchen, diese wegen ihrer schlechten Lesbarkeit hochzukopieren  und sie anschließend an den Kunden zu faxen. „Diese Anfragen kommen zigmal am Tag, und dabei sollten die  Mitarbeiter eigentlich die Kunden am Schalter betreuen“, beschreibt Holzer die Problematik. „Natürlich waren auch  Platzgründe entscheidend, denn die Lieferscheine des laufenden Jahres müssen immer parat sein.“ Hinzu kamen die gesetzlichen Änderungen für Prüfungen durch das Finanzamt, und so wurde als eine erste Projektstufe die  Einführung der elektronischen Archivierung von Lieferscheinen und Ausgangsrechnungen beschlossen. Das Projektteam - Ludwig Holzer und zwei Anwender aus den betroffenen Fachabteilungen - nahm fünf verschiedene  Softwarelösungen in die engere Auswahl. Zuletzt überzeugte Docuware den erfahrenen EDV-Leiter: „Die entscheidenden Auswahlkriterien waren letztendlich die Übersichtlichkeit der Masken und das einfache Handling der  Software.“

Zugriff auf Belege vereinfacht
Nach Vertragsabschluss wurden dann im Frühjahr 2002 die Arbeitsabläufe in den betroffenen Abteilungen genau  analysiert. Auch einzelne Wünsche der Mitarbeiter wurden berücksichtigt. Holzer lobt besonders die individuelle  Anpassung an die speziellen Bedürfnisse des Unternehmens: „Auf Wunsch der Mitarbeiter wurden auch noch  zusätzliche Indizes aufgenommen, beispielsweise die Kfz-Nummer der Lkws.“

Ende Juli 2002 wurde das Docuware-  System auf einem Windows-NT-Server und den Arbeitsplätzen im Versandbüro installiert. Die betroffenen Mitarbeiter  wurden durch Inhouse-Schulungen mit dem System vertraut gemacht. Die Dokumente in der Versandabteilung  werden heute zum Teil über Scanner erfasst, zum Teil aber auch mit dem Zusatzmodul COLD/Read automatisch  archiviert. Dabei werden die Spool-Daten, die beim Druck der Belege entstehen, importiert und ins Archiv überstellt. Mit dem neuen System kann im Versandbüro jeder Mitarbeiter an seinem Arbeitsplatz jederzeit auf die Belege  zugreifen, zeitraubende Suchaktionen sind passé. „Wir können auf die Wünsche unserer Kunden sehr viel schneller  reagieren, gleichzeitig ist die Arbeitserleichterung enorm. Die Einsparung von Papier und Lagerraum ist ein  zusätzlicher finanzieller Vorteil.“

Nach diesen ersten positiven Erfahrungen entschloss man sich, das Dokumenten-Management- System  unternehmensweit einzusetzen.  Inzwischen greifen neben dem Versandbüro und der Finanzbuchhaltung auch Kostenrechnung, Bestellwesen und Verkauf, Personalabteilung und die Geschäftsführung direkt auf Daten und Belege zu. Insgesamt sind derzeit 15 Docuware- Lizenzen im Einsatz. Die Investitionen in Hard- und Software betrugen insgesamt 45 000 Euro, Holzer rechnet mit einer Amortisationszeit von weniger als zwei Jahren.