06.05.2010

DocuWare in CANDIS.OT integriert

Entsorgungsunternehmen leiden traditionsgemäß unter einem enormen Papieraufkommen. Um dieses zumindest einzudämmen, wurde bereits vor 2 Jahren zwischen der tutum GmbH und der GIPA mbH aus Berlin eine Kooperation vereinbart. Im Rahmen der Zusammenarbeit wurde das Dokumentenmanagement-System DocuWare zur beleglosen Archivierung nahtlos in die Entsorger-Software CANDIS.OT integriert.

Anwender von CANDIS.OT können nun zukünftig auf die mühselige Papierablage von Massenbelegen wie z. B. Wiege- und Lieferscheine, sowie Ausgangsrechnungen verzichten. Die aufzubewahrenden Dokumente werden automatisch in einem revisionssicheren Archiv im PDF-Format gespeichert. Diese Vorgehensweise spart enorm Zeit und reduziert nebenbei die Druck und Papierkosten.

Eingehende Belege wie z. B. Fremdwiegescheine werden bei der Erfassung in CANDIS.OT mit einem schmalen Barcode-Etikett beklebt, welches das Dokument eindeutig dem Vorgang zuordnet. Das Etikett hat eine Größe von gerade mal 50x20mm und findet sogar auf einem Bon-Streifen Platz.

Mittels eines Dokumentenscanners werden im Anschluss die etikettierten Belege gescannt und dabei automatisch im Archiv in der Kundenakte gespeichert.

Ab sofort haben die CANDIS.OT Anwender per Mausklick Zugriff auf alle archivierten Dokumente die zum Vorgang gehören. Dank der Webtechnologie von DocuWare muss dafür nicht einmal eine Client-Software installiert werden.