26.02.2009 07:52 von Florian Körber

Nahtlose DocuWare-Integration in Microsoft SharePoint Server

DocuWare CONNECT to SharePoint bietet Anwendern die Möglichkeit, ihr Microsoft-Unternehmensportal um fehlende Dokumenten-Management-Funktionalität zu erweitern. Sie können aus dem Microsoft Office SharePoint Server direkt auf Archive zugreifen; alle Zugriffs-,
Recherche- und Ablage- sowie die Workflow-Funktionen von DocuWare stehen ihnen dabei zur Verfügung. Die neu entwickelte Schnittstelle wird auf der CeBIT 2009 erstmals der Öffentlichkeit präsentiert.

Die Voraussetzung für den Erfolg eines Unternehmensportals ist die einfache Erschließung großer Dokumenten- und Informationsmengen zu jeder Zeit und von jedem Ort aus. Um die Leistungsfähigkeit eines Portals stabil zu halten, empfiehlt es sich jedoch, große Datenmengen auszulagern.

Portal und DMS verschmelzen
Das komplett neu entwickelte Zusatzmodul DocuWare CONNECT to SharePoint ermöglicht die nahtlose Integration des Dokumentenmanagement-Systems (DMS) DocuWare in Microsoft Office SharePoint Server (MOSS). Die revisionssichere Langzeitarchivierung von Unternehmensdaten ist ebenso gewährleistet wie eine lückenlose und übersichtliche Dokumentation.

Gesetzliche Aufbewahrungsfristen und Datenschutzbestimmungen lassen sich
problemlos einhalten und Sicherheitsmaßnahmen werden gewahrt. Im zentralen Dokumenten-Pool archivierte Daten stehen MOSS-Anwendern auf Knopfdruck zur Verfügung; ebenso einfach lassen sich Dokumente über die Portal-Lösung ablegen, recherchieren und
verwalten.

Zwei Möglichkeiten bieten sich an, Microsoft Office SharePoint Server und DocuWare miteinander zu verbinden. Auf der einen Seite lässt sich DocuWare über Web Parts als ´Solution´ in das Portal integrieren und MOSS-Anwender können über den Web Client auf 2 DocuWare-Archive zugreifen. Das auf Microsoft-Standards basierende Zusatzmodul DocuWare CONNECT to SharePoint integriert zusätzlich die DocuWare-Anwendung als ´Records Center´ in den SharePoint. Dokumente, die zunächst innerhalb des SharePoint Servers verwaltet wurden, lassen sich dadurch im Originalformat sowohl manuell als auch automatisch anhand definierter Regeln archivieren. Die Ordnungskriterien des SharePoint Servers werden dabei vom DocuWare-Archiv übernommen.

Archivzugriff mit Single-Sign-On
Ein großer Vorteil ist die Single-Sign-On-Unterstützung des DocuWare-Moduls. Nachdem der Anwender sich erfolgreich ins Portal eingeloggt hat, kann er ohne weitere Anmeldung über die leistungsfähigen DocuWare-Recherchefunktionen auf alle Archive zugreifen. Die Web Parts des DocuWare Web Clients werden dazu nahtlos in die SharePoint-Oberfläche integriert. Dadurch stehen dem Anwender auch alle Workflow-Funktionen des DocuWare Web Clients, beispielsweise Stempel und Markup, zur Verfügung. Zusätzlich werden die DocuWare-Archive in die allgemeine Suche (´Enterprise Search´) des SharePoint Servers einbezogen: Gibt der Benutzer im SharePoint-Portal einen beliebigen Suchbegriff ein, zeigt ihm SharePoint als Ergebnis nicht nur seine eigenen Dateien, sondern listet auch alle Dokumente aus den DocuWare-Archiven mit den entsprechenden Begriffen auf. Die DocuWare-Archive müssen dazu nicht erneut vom SharePoint indexiert werden und die detaillierten Zugriffsrechte in DocuWare werden vollständig berücksichtigt.

DocuWare-Vorstand Jürgen Biffar hebt die Vorteile des neuen Zusatzmoduls hervor: ´Mit DocuWare CONNECT to SharePoint bieten wir Anwendern die Möglichkeit, die SharePoint-Dokumentenverwaltung um eine revisionssichere Langzeitarchivierung zu erweitern und gleichzeitig die umfangreichen DocuWare-Funktionen direkt in das Portal zu integrieren. Wir nutzen dabei ausschließlich die offiziell von Microsoft unterstützten Schnittstellen und gewährleisten unseren Anwendern damit hundertprozentige Zukunftssicherheit.´