E-Mail-Archivierung

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Anwenderbericht Techno Color
Gesetzliche Grundlagen / Leitfäden

Überblick

Seit dem 1.1.2007 ist die E-Mail dem klassischen Geschäftsbrief gleichgestellt.

Diese Gesetzesänderung hat für die Unternehmen in der Bundesrepublik erhebliche Auswirkungen im Bezug auf die ordnungsgemäße Speicherung der geschäftsrelevanten E-Mails; denn nun sind die E-Mails genauso zu archivieren wie herkömmliche Geschäftsbriefe auch.

Grundsätzlich gibt es zwei unterschiedliche Herangehensweisen zur Archivierung von E-Mails:

Zentrale Archivierung direkt am Server
Dezentrale Archivierung durch den Mitarbeiter am Arbeitsplatz

Beide Methoden haben für Ihr Unternehmen sowohl Vor- als auch Nachteile:

So ist beispielsweise die zentrale Archivierung (direkt am E-Mail-Server) mit keinerlei Aufwand für die Mitarbeiter verbunden, zieht aber datenschutzrechtliche Aspekte nach sich, da die Archivierung der privaten E-Mails nicht verhindert werden kann.

Dagegen birgt die dezentrale Archivierung die Gefahr, dass geschäftsrelevante E-Mails von den Mitarbeitern nicht als solche erkannt werden und eine revisionssichere Archivierung unterbleibt.

Die tutum GmbH berät Sie gerne bei der Auswahl eines für Ihr Unternehmen passenden E-Mail-Archivierungssystems (egal ob Outlook/Exchange, Notes oder Tobit).

Nehmen Sie Kontakt mit uns auf!

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